Организация работы с конфиденциальными документами в сфере управления персоналом и ее совершенствование

Определяя в положении о коммерческой тайне порядок работы с информацией, составляющей коммерческую тайну, и требования к работнику в отношении соблюдения режима коммерческой тайны, необходимо, с одной стороны, помнить, что предпринимаемые меры должны исключать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без разрешения обладателя такой информации.
С другой стороны, компании необходимо обеспечить соблюдение таких мер, в том числе создать для работника все необходимые условия.
То есть, например, если работодателем установлено, что материальные носители и документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в защищенном сейфе, работодатель должен обеспечить наличие таких сейфов и возможность их использования работником.
В положении о коммерческой тайне целесообразно также предусмотреть меры ответственности за нарушения режима коммерческой тайны. Такие меры должны соответствовать закону [21, с. 17].
Также работодателям нужно учитывать следующие нюансы.
Во-первых, после разработки и утверждения положения о коммерческой тайне работники должны быть ознакомлены с ним под подпись.
Во – вторых, независимо от того, предусмотрена работа со сведениями, составляющими коммерческую тайну, в трудовых обязанностях работника или доступ к коммерческой тайне осуществляется с согласия работника, необходимо вести учет всех лиц, получивших доступ к коммерческой тайне путем ведения соответствующего журнала.
В таком журнале рекомендуется делать (под подпись работника) две отметки: о предоставлении доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, и о фактическом получении работником информации, содержащей коммерческую тайну [21, с. 18].
В-четвертых, необходимо нанести на материальные носители и документы, содержащие конфиденциальную информацию, гриф «Коммерческая тайна», а также создать работникам условия для соблюдения всех требований, установленных Положением о коммерческой тайне.
Следует отметить, что отсутствие грифа «Коммерческая тайна» на носителе соответствующей информации является основанием для признания незаконным увольнения работника за разглашение такой информации.
При нанесении грифа «Коммерческая тайна» на носители информации и документы необходимо также указать сведения об обладателе информации: полное фирменное наименование и адрес юридического лица или фамилию, имя, отчество и адрес индивидуального предпринимателя [21, с. 20].
Кроме того, несмотря на то что закон требует нанесения грифа «Коммерческая тайна» только на материальные носители и документы, такой гриф целесообразно внести и в электронные документы — для того чтобы работник определенно мог понять, что данный документ относится к конфиденциальной информации.
Создание эффективной системы контроля за действиями сотрудников.
Недостаточно только лишь ввести режим коммерческой тайны и запретить конфликт интересов. Нужно еще и создать условия, для того чтобы правила работали не только на бумаге, но и на практике, а нарушения могли быть реально выявлены.
Отчасти в этом может снова помочь положение о предотвращении, выявлении и урегулировании конфликта интересов.
Например, в нем можно указать, что если любому работнику компании стала известна информация о реальном или потенциальном конфликте интересов, то он обязан незамедлительно сообщить об этом своему непосредственному руководителю или директору компании.
Хранение документов с грифами конфиденциальности [22, с. 134].
Документы с грифами конфиденциальности должны храниться в запираемых шкафах и/или сейфах отдельно от дел общего делопроизводства.
Вынос документов с грифами конфиденциальности запрещается или осуществляется по специальному разрешению при уведомлении службы безопасности организации.
Уничтожение документов с грифами конфиденциальности.
Проведение экспертизы ценности документов с грифами конфиденциальности, рассмотрение и утверждение ее результатов, выделение документов с грифами конфиденциальности к уничтожению производится аналогично документам общего делопроизводства (данный порядок обычно закреплен в Инструкции по делопроизводству в организации).
Непосредственно перед уничтожением необходимо произвести сверку записей в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности с их фактическим наличием.
Факт уничтожения подтверждается подписями членов Экспертной комиссии в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности.
После уничтожения документов в соответствующих журналах регистрации делаются записи с указанием номера и даты акта об уничтожении документов (например: «Уничтожено. Акт от № ») [22, с. 136].
Таким образом, особый режим работы с информацией ограниченного доступа предполагает наличие специальных технологических и организационных условий осуществления конфиденциального делопроизводства.
К таким особенностям относятся [22, с. 139]:
Повышенные требования к условиям хранения носителей информации, обеспечивающими особый режим безопасности;  
Проведение плановых и внеплановых проверок наличия документов ограниченного доступа у исполнителей;  
Усиленный уровень контроля сроков обработки, исполнения и изучения носителей информации, а также строгая фиксация движения и местонахождения каждого носителя;
Строгий режим регистрации каждого информационного объекта в соответствующем журнале;  
Режим учета каждого документа методом полистного и поэкзмеплярного контроля.  
Жесткий регламент процесса осуществления печати, разработки, составления, обработки, а также уничтожения не только окончательных вариантов бумаг, но их черновиков и проектов;  
Определение ответственности за регистрацию, учет, хранение и регламент использования всех носителей секретной информации;  
Установка строгих границ уровня доступа и пределов обязанностей санкционированных сотрудников;   Контроль доступа к информации;  
Нормативный порядок закрепления правил работы со всеми носителями информации и правил обеспечения безопасности.