Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.
В кадровом делопроизводстве в настоящее время широко распространены системы электронного документооборота (Рисунок 2)
Рисунок 2. Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве [10, с. 37]
Таким образом, основными преимуществами электронного документооборота в кадровом делопроизводстве являются:
Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.
Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.
Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.
Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.
Руководитель должен обязательно обладать авторитетом в глазах работников, при этом критериями авторитета являются компетентность, стиль руководства, эффективное выполнение трудовых функций, а также личные качества. Нельзя не отметить, что чем выше авторитет руководителя в организации, тем эффективнее деятельность всей организации и более сплоченный коллектив. Поскольку на предприятиях малого бизнеса наблюдается невысокая степень формализованности, то значение авторитета руководителя становится первостепенным. На предприятиях, где авторитет руководителя низкий, применяются преимущественно принудительные методы воздействия на работников, а это, в свою очередь напрямую влияет на производительность труда и морально-психологический климат в коллективе.
Немаловажным является выбранный стиль руководства организацией. Существуют три наиболее распространенных стиля руководства: авторитарный, демократический и либеральный. Каждый из стилей руководства характеризуется определенным набором отличительных характеристик.
Еще одной важной характеристикой персонала в малом бизнесе является организационная приверженность, которая представляет собой психологическое образование, включающее позитивную оценку работником своего пребывания в организации, намерение действовать на благо этой организации ради ее целей и сохранять свое членство в ней. Приверженные к организации люди имеют более высокий уровень уважения к себе и к другим, они готовы принимать изменения без сопротивления и паники, они полагаются на собственное мнение, менее подвержены влиянию пропаганды, они стремятся к профессиональному росту и развитию. Для организации приверженность сотрудников будет выражаться в следующем: работники будут развивать творческий потенциал, будут поддерживать инновационный путь развития, что, зачастую, имеет решающее значение для конкурентоспособности организации. Помимо этого будет увеличиваться производительность труда, будут сокращаться конфликтные ситуации.
На основании теоретических данных, было сформулировано несколько выводов:
Кадровая служба занимает важное место в структуре организации, т.к. персонал является главной ценностью и важнейшим ресурсом компании, поэтому необходимо вести четкую, планомерную работу по профессиональному развитию и карьерному продвижению сотрудников;
Определение и четкое исполнение функций и задач, возложенных на службу по управлению персоналом, а также применение в работе принципов и методов управления, будет являться гарантом развития персонала в частности, а также развития предприятия в целом;
Кадровая служба представляет собой сложную специфичную систему. К таким особенностям относятся: универсализация работников, отсутствие многоуровневой организационной структуры, высокая степень информированности работников, низкая степень бюрократизации на предприятиях, отсутствие системы обучения сотрудников, низкая социальная защищенность работников;
На предприятиях большое значение имеет уровень приверженности персонала, т.к. он напрямую влияет на производительность труда работников, и, как следствие на динамику развития предприятия;
Методы подбора персонала чрезвычайно обширны, но для достижения высокой эффективности процедуры подбора персонала, необходимо применять комплекс методов.
РАЗДЕЛ II. ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ И КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ
2.1Общая характеристика предприятия, анализ состава и динамики персонала
