Организация хозяйственных связей по закупкам материальных ресурсов в деятельности предприятий ресторанного ком

Используя системы автоматизации, владелец ресторана, управляющий или шеф-повар может видеть, насколько популярны те или иные блюда, какие остатки продуктов на складе, что лучше докупить в ближайшее время и как минимизировать излишки. Кроме того, можно видеть отличия в поведении посетителей по дням недели, по праздничным дням и легче планировать закупки на будущие праздники.
В некоторых ресторанах закупки осуществляют два раза в неделю: перед выходными и в начале недели. Поскольку постоянно проводят анализ продаж, то в этом случае ничего не остается к следующей закупке. Расходу всех закупленных продуктов также способствуют бизнес-ланчи, которые в ресторанах чаще всего каждый день разные.
Главный способ оптимизировать расходы ресторана – составить правильное меню. Ведь если пристальнее «вглядеться» в него, то можно заметить, что большинство продуктов из разных блюд друг с другом перекликаются. Правильно распределив ингредиенты (иными словами, минимизировав их «разброс»), ресторан может весьма значительно сэкономить.
Меньше, да лучше: именно такой подход к выбору поставщиков создаст устойчивые доверительные отношения. Продолжительность сделки и умение вести переговоры позволят управляющему добиться существенных скидок, быть всегда в курсе акций и специальных предложений. Чаще всего для каждой группы товаров подбирается не более трех поставщиков.
Существенно сократить затраты помогает закупка продукции напрямую у производителя. Работа в основном с российскими поставщиками позволяет снизить издержки за счет сокращения цепи поставок. Рыбу, например, можно закупать непосредственно на Камчатке у их поставщиков, что гарантирует свежесть и качество ингредиентов. Благодаря правильному расчету и сбалансированному меню в ресторанах не бывает больших продуктовых излишек.
Найти хороших поставщиков крайне важно. Ведь порой мяса, рассчитанного на 50 порций, хватает только на 45, поскольку при разделке мясо оказывается слишком жилистым, перерасход очевиден.
Каждому сезону – свои продукты. Используя сезонные продукты для меню, можно существенно выиграть в цене, заинтересовать новую публику, проработать качество готового решения и оптимизировать экономику. Оптимизировать расходы ресторана можно и за счет правильного распределения ингредиентов. Для наглядности: шашлык непременно готовится из шейки, а в салат добавляется иной сорт мяса. Он дешевле, но вкусовые качества блюда от этого не проигрывают.
Праздники и выходные – также повод пересмотреть меню и увеличить закупку. В декабре, естественно, приток гостей больше, чем в другие месяцы. В связи с этим, к выходным объем закупки увеличивается. Для корпоративных мероприятий стоит закупать продукты дополнительно, исходя из пожеланий гостей.
В целях оптимизации качества и снижения фудкоста происходит постепенная переориентация на использование местных продуктов.
Например, в некоторых ресторанах не используют импортных продуктов по вполне понятным причинам. Отечественные производители способны поставлять качественные продукты. Поставки очень стабильные как по качеству, так и по срокам поставки. К числу наиболее дорогостоящих позиций в закупке ресторанов относят мясо, рыбу, молочные продукты, а также большинство крафта и кофе.
Мясо премиальных отрубов – самая дорогая позиция в закупке для ресторана. Во многом благодаря переходу на российскую продукцию, процентное соотношение закупочных расходов, стоимости блюд и выручки осталось на том же уровне, что и в 2019 году.
Ответственные за закупки – самое слабое звено в ресторане, всегда есть соблазн дополнительно «навариться» вместе со «своим» поставщиком. Поэтому одним человеком здесь не обойтись.
Для отлаженной работы необходимо как минимум трое ответственных за закупки. Это шеф-повар, который определяет перечень требований к качеству и количеству необходимых продуктов. Управляющий, который занимается непосредственно поисками поставщиков и ведет переговоры. И ответственный за приемку – кладовщик, принимающий и проверяющий товар.
В ресторанном бизнесе существует несколько схем работы с поставщиками. Первая – тендерная: ресторан размещает предложение на закупку с перечнем требований и минимальной ценой. Второй вариант – традиционный, когда ответственный тщательно изучает прайсы нескольких претендентов и по результатам мониторинга выбирает партнеров. Ну и вариант – «по ситуации», когда список на закупку формируется исходя из текущих потребностей, при этом никакой оптимизации не производится. Свои особенности имеют закупки для ресторанных сетей.
Первый вариант предполагает управление из головного офиса: контракты на поставку продуктов по всей сети заключаются и реализуется через центр. Как правило, заказ поступает на склад-распределитель, а оттуда развозится по всем точкам. Однако это система работает тогда, когда рестораны находятся в пределах одного города или расположены относительно недалеко друг от друга. Если речь идет о сети федерального масштаба, используется децентрализованная схема управления или симбиоз обоих схем. Смешанный тип управления для сетей наиболее приемлем, поскольку позволяет контролировать закупки, не теряя в качестве и цене.
Когда личный тотальный контроль невозможен, за дело берутся программные комплексы. Автоматизированные системы представляют собой мощные инструменты, которые объединяют множество функций: от взаимодействия официанта с клиентом до складского и финансового учета. Для закупок это означает бесперебойное снабжение складов продуктами по самым выгодным ценам и возможность свести к минимуму возможность подкупа.
Интерес к программным комплексам, которые бы позволили оптимизировать бизнес-процессы, возник в кризис 2015 года, когда обороты во многих ресторанах стали падать, а себестоимость продуктов начала расти.
Хорошая система может автоматизировать весь цикл закупки ресторана или сети. Освободить время дорогостоящего персонала, занятого закупками, не допустить перерасхода продуктов, коррупционных схем сговора персонала с поставщиками. По итогам можно сократить издержки за счет уменьшения излишков на 20%, и освободить время персонала до 40%.
Таким образом, в представленном параграфе были освещены основные принципы работы ресторана с поставщиками. При следовании этим принципам можно с одной стороны обеспечить ресторан бесперебойными поставками качественных продуктов, с другой – минимизировать затраты по основной категории – продуктам.