Характеризуется изменениями времени и изменениями информационного содержания, которые происходят за счет внешнего и внутреннего воздействия на деятельность организации (например, сезонные уменьшения политической, управленческой, деловой активности, и уменьшения внутренних ритмов в работе организации и др.)
4 Направленность Характеризуется зависимостью от технологического звена обработки документов (документы, подлежащие регистрации и документы, которые не регистрируются, документы с контролем исполнения и без контроля и др.). На особенности документопотока влияют способ оценки и регистрации документов: согласования, утверждения, ознакомления и др.
5 Объем Характеризуется количеством документов или объемом информации, содержащейся в документах (например, количество листов, количество знаков, количество поручений, количество исполнителей и др.)
То есть, важным параметром документационного потока, который влияет на структуру организации делопроизводства на предприятии и ее штатное расписание является объем. Это количество документов, который поступают в организацию и создаются в ней за определенный промежуток времени. Данный показатель используется в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционной или автоматизированной) [15].
То есть, величина объема документооборота определяет:
расчет необходимой численности работников для ведения делопроизводства;
расчет эффективности применения автоматизированной системы делопроизводства;
загруженность работников, выполняющих функции делопроизводства [15,16].
Любой документ, независимо от потока, в котором он находится (проектном, технологическом, нормативном, административном, финансовом), имеет прямую или косвенную связь с продукцией предприятия: изделиями для производственных предприятий или проектными документами (их комплектами) для проектных организаций.
Создание документооборота разнородных потоков в едином пространстве позволяет отображать связи между различными типами документов: техническими, административными, нормативными, финансовыми и др. Каждый документ по-своему потоку движется в пределах своего маршрута, разрабатывается и контролируется различными пользователями в соответствии с определенным направлением. Единую среду документационного потока формируют связи, что позволяет (при наличии прав доступа к документу) получить различную информацию о характеристиках изделия или продукции: техническую, маркетинговую, финансовую, административную и др. [17 — 19].
Таким образом, документооборот на предприятии выполняет ряд функций, которые являются крайне важными для организации: доступ к информации, использование актуальных данных при принятии важных управленческих решений.
