Кадровое делопроизводство и кадровый учёт как функция менеджера по персоналу

Кроме того, отдел кадров обязан хранить все ведомости сотрудников, пояснения и отчеты, которые являются основой для различных приказов. Требуются обязательные заявления и некоторые формы документов, которые обычно связаны с финансовыми вопросами и вопросами заработной платы, такие как квитанция об оплате в форме, утвержденной руководителем.
1.3 Ведение кадрового учета
Под термином «кадровый учет» понимается учет движения сотрудников, работников, состоящих на различных должностях.
Грамотно организованный кадровый учет позволяет одновременно решать сразу большое количество самых разных задач. Основные цели ведения кадрового учета различаются в зависимости от сферы деятельности [16, c. 110].
Кадровые записи включают в себя:
– создание различных договоров и соглашений между работниками и работодателем, всевозможные заявления к ним;
– участие в разработке и применении местных нормативных актов;
– публикация распоряжений руководства, а также их учет;
– создание и ведение журналов, реестров и другой учетной документации;
– составление графика рабочего времени и отпусков;
– регистрация личных карточек сотрудников, а также их последующая регистрация.
Кадровая деятельность начинается с целого ряда мероприятий. Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм, составить внутреннюю кадровую документацию предприятия, в частности, штатное расписание и график работы. Сотрудники обязаны быть официально нанятыми, издавая приказы о приеме на работу и подписывая трудовые соглашения. Записи вносятся в каждую рабочую книгу (если книги нет, она запускается), оформляются личные карточки и другие необходимые документы [27, c. 52].
Управление документооборотом осуществляется на всех этапах организации, оно включает локальные нормативные акты, стандартизированные формы первичной бухгалтерской документации и деривативов, журналы и журналы учета и т.д.
Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены Постановлением Государственного комитета Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплате». Они необходимы для компиляции и хранения во всех организациях. Если они не в компании, то на нее налагается штраф. Кроме того, ответственность руководства предусмотрена в случае нарушения правил хранения документов (штраф до пятисот рублей).
Обязательными реквизитами первичного документа являются:
– название;
– дата его составления;
– название организации;
– печать;
– подпись ответственного лица.
Этапы кадрового учета представлены в таблице 2.