Кадровая и управленческая документация

К документам второго уровня относятся законы и нормативные акты о земле. На третьем уровне находятся нормативные акты различных министерств и ведомств, отвечающих за управление кадровыми документами. На четвертом уровне-местные правила организаций, составленные на основе документов первых трех уровней и собственной практики. Остановимся на каждом из перечисленных уровней.
Политические, директивные и методологические рамки работы отделений
Современный рабочий кабинет основывается на федеральных законах и законах субъектов Федерации, в которых описаны общие правила работы с документами, федеральные законы, регулирующие трудовые отношения и нормативные акты.
Среди законодательных актов, определяющих общие правила составления и оформления документов — Закона Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 «о языках народов Российской Федерации» [2]. В соответствии со статьей 16 настоящего Закона, официальное представительство в государственных органах Российской Федерации, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное представительство в республиках также осуществляется на государственных языках Республики. Законодательство Российской Федерации и республик определяет порядок использования языков в официальном судопроизводстве.[3]
Этот закон имеет основополагающее значение для функционирования служб кадровой документации. Поскольку в соответствии с законодательством работники отделов кадров имеют право не принимать трудовую книжку работника, справочные или иные документы, если они представлены на языках союзных республик или субъектов Российской Федерации. В этом случае, помимо оригинала документа, работник должен представить заверенный нотариусом перевод этого документа[4].
Сотрудники кадровых служб ежедневно имеют дело с информацией о работающих гражданах организаций или гражданах, ищущих работу. Поэтому необходимо иметь четкое представление о степени ответственности за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах. Поэтому Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» и Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
Закон Об информации, информационных технологиях и защите информации должен руководствоваться сотрудниками при поиске, приеме, передаче, производстве и распространении информации; применении информационных технологий; и защите информации.
Федеральный закон «О персональных данных» регулирует принципы и условия обработки документированной информации, входящей в состав персональных данных[5]. Закон устанавливает критерии законности действий, связанных с обработкой персональных данных, а также пределы ограничения прав физических лиц – субъектов персональных данных в отношении публичных интересов, безопасности государства и общества[6].
Согласно закону, персональные данные классифицируются как конфиденциальная информация. Перечни персональных данных, собранных и собираемых государственными и негосударственными организациями, устанавливаются на уровне Федерального закона. Состав персональных данных, полученных юридическим лицом, определяется в соответствии со ст. 87 Трудового кодекса (ТК) Российской Федерации внутренним локальным нормативным актом организации-Положением о хранении и защите персональных данных.
В соответствии со статьей 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях[7] нарушение установленного законом порядка работы с персональными данными влечет предупреждение или наложение административного штрафа на гражданских служащих, от пяти до десяти минимальных размеров оплаты труда (далее-Министерство юстиции); на юридических лиц, от пятидесяти до ста минимальных размеров оплаты труда.
Поэтому закон О персональных данных имеет существенное значение для обеспечения безопасности информации о сотрудниках организации и регулируется мерами ответственности по раскрытию персональных данных сотрудников.
Обязательная документация упоминается в нескольких законах. Таким образом, в статье 47 Гражданского кодекса Российской Федерации(далее-ГК РФ) устанавливает обязанность документацию. На государственный реестр распространяются следующие акты гражданского состояния: рождение, расторжение, расторжение брака, усыновление, усыновление, отцовство, изменение фамилии, смерть гражданина. В этой же статье указывается, что регистрация актов гражданского состояния производится путем регистрации соответствующих записей в книгах регистрации актов гражданского состояния (книгах актов) и выдачи свидетельств гражданам на основании этих записей.
В силу данной статьи сотрудники кадровых служб обязаны получать всю информацию о семейном положении должностных лиц организации только из документов, выданных органами записи актов гражданского состояния. Органы регистрации актов гражданского состояния корректируют и изменяют акты гражданского состояния. Поэтому кадровый работник не имеет права вносить какие-либо исправления и зачистки в документы, касающиеся гражданского состояния работника.
Персонал кадровых служб должен знать и положения, определенные федеральным законом от 29.07. 2004 № 98-ФЗ » О коммерческой тайне «[8]. Статья 5 данного закона содержит перечень сведений которые не могут составлять коммерческую тайну[9]. К их числу относятся численность, состав работников, система оплаты труда, условия труда, в том числе охрана труда, показатели производственного травматизма и профессиональных заболеваний, а также наличие свободных рабочих мест. Поэтому вышеуказанная информация должна предоставляться государственным органам, другим государственным органам и местным органам без каких-либо ограничений.
Закон «О коммерческой тайне» регулирует те же отношения между работодателем и работниками в области защиты конфиденциальности информации[10] в рамках трудовых отношений. Например, работодатель обязан информировать работника о подписании установленного режима коммерческой тайны и мерах ответственности за его нарушение[11]. Работодатель является обладателем сведений, составляющих коммерческую тайну, полученных в рамках трудовых отношений. Трудовой договор определяет ваш доступ.