Анализ и пути совершенствования организации технологического процесса приема и Размещения в гостинице

Служба размещения организует ваше пребывание. Прием гостей производится на основании документов прибывших. Администратор согласовывает с гостем место проживания (категория номера, его местонахождение и т. Д.), Предоставляемые услуги, срок пребывания. Требуется оплата. После завершения регистрации гостевая карта и ключ от номера выдаются в поселок.
Обслуживание гостей во время пребывания сводится к продлению пребывания, переводу гостя из одной комнаты в другую (при необходимости), оплате проживания, организации дополнительных услуг по желанию клиента.
Процесс обслуживания гостей можно разделить на несколько этапов:
1) бронирование — предварительное бронирование гостиничных номеров;
2) прием, регистрация и размещение;
3) предоставление услуг размещения;
4) предоставление дополнительных услуг;
5) окончательная оплата и оформление отправления.
В функции сервиса бронирования входит: прием заявок на бронирование номеров, оформление и оформление необходимой документации (графика на каждый день на неделю, месяц, квартал, год). На основе имеющихся данных служба составляет файл гостевой карты, ведет статистические записи и предоставляет данные в отдел маркетинга для дальнейшего анализа.
Заявки принимаются устно, по телефону, по телеграфу, по телексу, по почте, по электронной системе бронирования.
Каждое приложение должно содержать следующие данные:
— дата, день и время прибытия;
— дата, день и предполагаемое время отправления;
— категория номера (одноместная, двухместная, люкс), количество человек;
— услуги в номере (ванна, душ, телевизор, холодильник и т. д.));
— услуги общественного питания (только завтрак, полупансион, полный пансион);
— цена (при указании цены необходимо точно определить, за что платит клиент: цена указана за номер, за один день проживания, за каждого жителя и т. д.).);
— кто будет платить (фамилия);
— вид оплаты (наличный или безналичный, оплата через компанию, кредитная карта);
— особые пожелания (заранее забронировать столик в ресторане, трансфер, размещение питомца в номере и т. д.).
 По прибытии в отель, гость должен зарегистрироваться. Стандартная информация, требуемая при регистрации, обычно одинакова во всех типах отелей. Полный адрес включает такие данные, как почтовый индекс, адрес места жительства, так как во многих странах есть города с одинаковыми названиями. Коммерческие отели часто просят предоставить название и юридический адрес организации. Ожидаемая дата отъезда очень важна для регистрации. Дважды проверяя планы отъезда гостей, стойка регистрации обеспечивает точность в будущем готовности комнаты к приему новых гостей.
Продолжительность процесса зависит от того, забронировал ли гость номер или нет. Проживание при бронировании в гостиницах, где организован автоматизированный учет, занимает несколько минут, поскольку практически вся необходимая информация предоставляется в предварительной заявке. Администратор повторно подтверждает заказ на проживание, гость подписывает регистрационную карточку, согласовывает способ оплаты и выбирает номер.
Процесс регистрации без предварительного заказа занимает немного больше времени. Информация, которая была бы получена администратором в результате бронирования, теперь должна быть получена непосредственно от клиента и проверена. Если просьба гостя не может быть точно выполнена — администратор предлагает альтернативное размещение.
Расчет и постановка оставленных гостей на стойке регистрации производится в кассе отеля. В кассах начисляются все расходы гостя на его счет. Касса из службы бронирования получает информацию о том, как будет производиться оплата (ваучер, наличные, кредитная карта)
На карточном счете гостя фиксируются все счета, выставленные ему за пользование различными услугами отеля во время пребывания гостя в отеле. На основании этих данных при выезде гостю предоставляется для оплаты счета, как правило, включая плату за проживание, завтрак (если не включен), питание в ресторане (если не оплачено на месте), телефон, кабельное телевидение (с оплатой за просмотр), дополнительные услуги.
Заявление клиента записывается с немедленным уведомлением других гостиничных услуг (информационных, телефонных и экономических). После уборки помещения и подготовки к заселению экономическая служба информирует об этом службу размещения.