Ведение журналов регистрации на предприятии (в организации)

Типичной ошибкой при заполнении первичных кассовых документов является попытка бухгалтера внести изменения, очистить или стереть все записи в кассовом ордере или в кассовом ордере. После таких изменений документ с исправлениями может либо не быть признан инспектором, либо может быть признан фальсифицированным.
Типичная ошибка при заполнении ордеров на денежные расходы для выдачи денег вашим сотрудникам – не подтверждение получения получателем денежного ордера на получение денег. В этом случае сумма, выданная, но не выполненная надлежащим образом, считается недостачей и подлежит взысканию с кассы.
1.3 Картотека клиента
Картотека расчетных документов – это организованный учет неоплаченных расчетных документов, хранящихся в банке, представленных на расчетный счет конкретного плательщика.
Расчетные документы помещаются в картотеку, если:
Плательщику не хватает денег для их исполнения;
Ожидаемое принятие плательщика к исполнению;
Ожидается, что оплата будет произведена без акцепта в случаях, установленных законом.
Файл карты в банке бывает двух типов: так называемый файл карты № 1 и файл карты № 2.
Картотека № 1 используется для расчетов, которые требуют принятия владельцем счета или разрешения на проведение операций в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
Предположим, поставщик требует от предприятия запроса на оплату, который должен быть оплачен с акцептом плательщика. В этом случае получатель средств помещает «Акцепт» в «Условия оплаты». Такой запрос будет размещен в картотеке № 1, и один экземпляр будет отправлен владельцу текущего счета для принятия платежа. В настоящее время платежные требования редко урегулируются.
Второй вариант использования картотеки № 1 заключается в размещении в нем документов, требующих разрешения для исполнения. Аналогичная необходимость возникает, например, если банк получает решение суда или распоряжения других уполномоченных органов о конфискации всего счета или части средств на нем. В такой ситуации на Карточные документы № 1 поступают расчетные документы, которые не подлежат оплате в период ограничения на управление счетом.
Картотека № 2 используется следующим образом. Предположим, что предприятие передает платежное поручение банку, но в настоящее время у него недостаточно средств на текущем счете, чтобы выполнить его немедленно, и банковский кредит не предоставляется. В этом случае сотрудник банка проверяет правильность платежного поручения и помещает его в картотеку. Впоследствии исполнение платежного поручения происходит при получении денежных средств в соответствии с установленной законом последовательностью платежей.
Следует иметь в виду, что новые платежные поручения не могут быть выполнены банком до закрытия картотеки. То есть следующий заказ на списание будет помещен в очередь до того, как будут выполнены платежные поручения, уже находящиеся в картотеке.
В отличие от обычного платежного поручения, которое либо выполняется полностью, либо не выполняется вообще, заказ в картотеке может быть частично оплачен.
Организация может также отозвать платежное поручение, которое еще не было выполнено, отказавшись разместить его в картотеке. Она может отменить заказ в картотеке. Кроме того, клиент, в случае частичного исполнения заказа из картотеки, может отозвать платеж на оставшуюся сумму.
Наличие картотеки на предприятии свидетельствует о его неустойчивом финансовом положении. Его отсутствие может быть установлено банками как требование при обращении за кредитом.