К основным задачам совещания можно отнести: обмен информацией, при котором каждая группа участников проекта узнает о ходе выполнения работ других групп и выполнении программы проекта; обсуждение проблем, трудностей и общих интересов; обсуждение возможностей завершения отдельных работ в срок по календарному плану.
1.3 Жизненный цикл проекта
Понятие «жизненный цикл проекта» получило распространение в международной практике после того, как в 1959 году комитет Андерсона (NASA) сформулировал системный подход к управлению проектом по стадиям его жизненного цикла. Само понятие жизненного цикла проекта может иметь несколько определений. Преимущественно жизненный цикл проекта рассматривается как промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации. Например, Е.Е. Румянцева определяет его как период между началом и окончанием проекта. Жизненный цикл проекта обычно включает в себя следующие фазы:
1. Концепция (идентификация, инициация)
2. Планирование проекта (разработка, квантификация)
3. Реализация проекта (выполнение)
4. Завершение проекта.
Каждая фаза, как правило, заканчивается созданием одного или нескольких промежуточного продуктов. Например, фаза концепции может завершаться написанием и последующим утверждением отчета о проведенном обследовании, фаза проектирования может быть завершена сборкой и утверждением опытного экземпляра нового изделия (прототипа) и т.д. Достаточно часто возможно параллельное выполнение работ разных фаз, что вызывает перекрытие фаз и сокращение продолжительности проекта в целом.
В состав фаз, по мнению PMI , входят следующие работы:
Фаза концепции
Руководство по управлению проектами определяет концептуальную разработку как «процесс выбора/документирования наилучшего подхода к достижению целей проекта». Этот процесс включает в себя:
Сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование).
Выявление потребности в изменениях (в проекте).
Определение проекта:
цели, задачи, результаты;
ограничения проекта (временные, бюджетные);
основные требования, ограничительные условия, критерии;
уровень риска;
окружение проекта, потенциальные участники;
требуемое время, ресурсы, средства и др.
Определение и сравнительная оценка альтернатив.
Представление предложений, их апробация и экспертиза.
Утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.
Фаза разработки
Разрабатываются основные компоненты проекта, и осуществляется подготовка к его реализации. Основные работы этой фазы:
Назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов команды.
Установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельца проекта, других ключевых участников.
Развитие концепции и разработка основного содержания проекта:
конечный результат (ы) и продукт (ы),
стандарты качества,
структура проекта,
основные работы,
требуемые ресурсы.
Структурное планирование, в т.ч.:
декомпозиция проекта, в т.ч. WBS,
календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения,
смета и бюджет проекта,
потребность в ресурсах,
процедуры УП и техника контроля,
определение и распределение рисков.
Организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями.
Организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ по проекту.
Представление проектной разработки.
Получение одобрения на продолжение работ по проекту.
Фаза реализации
Выполняются основные работы, необходимые для достижения проекта. Данная фаза включает в себя:
·Организация и проведение торгов, заключение контрактов.
·Полный ввод в действие разработанной системы УП.
·Организация выполнения работ.
·Ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта.
·Ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта.
·Детальное проектирование и технические спецификации.
·Оперативное планирование работ.
·Установление системы информационного контроля за ходом работ.
·Организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в т.ч. запасами, закупками.
·Выполнение работ, предусмотренных проектом (в т.ч. производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ).
Руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:
·ход работ, их темпы,
·качество работ и проекта,
·продолжительность и сроки,
·стоимость и другие показатели.
Решение возникающих проблем и задач.
Завершающая фаза или окончание проекта
Достигаются конечные цели проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится закрытие проекта. Основные работы этой фазы:
·Планирование процесса завершения.
·Эксплутационные испытания окончательного продукта(ов) проекта.
·Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
·Подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.
·Оценка результатов проекта и подведение итогов.
·Подготовка итоговых документов.
·Закрытие работ и проекта.
·Разрешение конфликтных ситуаций.
·Реализация оставшихся ресурсов.
·Накопление фактических и опытных данных для последующих проектов.
·Расформирование команды проекта.
Принципиальная структура жизненного цикла приведена на рисунке 1.3. Указанные фазы определены настолько широко, что такой уровень структуризации оказывается недостаточным для широкого понимания и совершенствования. Специалисты указывают на необходимость определения 5-10 основных фаз для каждой категории проектов с учетом их специфики. Например Рассел. Д. Арчибальд приводит 6 фаз жизненного цикла (концепция, определение, проектирование, разработка, внедрение, завершение, постпроектная деятельность) применительно к 6 типам проектов. Такая детализация, по его мнению, позволит обеспечить понимание командой проекта смены состояний проекта и совершенствовать процессы управления жизненным циклом проекта.
