Учёт представительских расходов

В настоящее время вопрос документального оформления именно представительских расходов до конца не регламентирован. Нет единого нормативного документа, определяющего какие именно внутренние документы требуются организации для верного оформления представительских расходов. На практике перечень таких документов организация определяет самостоятельно, закрепляя эти нормы в учетной политики. В качестве таких документов могут выступать:
— приказ директора о проведении мероприятия по представительству.
При принятии решении о проведении официального приема представителей других организаций руководитель принимающей организации должен издать приказ. В нем указывается цель приглашения. Возможными целями могут быть: установление сотрудничества с контрагентом, а также обсуждение действующих отношений. Так же в приказе указывается ответственное лицо за мероприятие, дата, время и место организации приема.
Руководитель организации может издавать приказ как на каждое мероприятие в отдельности, так и есть возможность утвердить положение о представительских расходах. В этом документе содержится порядок реализации представительских мероприятий, порядок использования денежных средств на представительские цели, документального подтверждения и контроля за их расходованием, а также круг лиц, ответственных за представительские функции;
— программа будущего мероприятия. В ней указываются основные этапы представительской встречи с указанием конкретных дат и времени;
— смета мероприятия. Список расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.) мероприятия. В ней можно установить годовой или месячный бюджет представительских расходов или предельные расходы на конкретное мероприятие;
— отчет о проведенном мероприятии. В этом отчете указываются результаты, достигнутые в результате встречи согласно программе мероприятия. Такой отчет составляет ответственное лицо за мероприятие, указанное в приказе руководителя;
— акт на списание данного вида расходов. Акт предоставляется в бухгалтерию организации ответственным за мероприятие лицом. В акте указываются назначение и суммы затрат, понесенных в связи с проводимым мероприятием. Данный акт утверждается руководителем организации, а так же главным бухгалтером. [5, с. 112]
Обычно денежные средства на представительские расходы выдаются подотчетному лицу. В связи с этим необходимо закрепить приказом руководителя список лиц, которые могут получать денежные средства под отчет на представительские расходы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.
Так как представительские расходы не зависят от места затрат, то в командировке сотрудника так же могут быть расходы, которые можно отнести к представительским. Такие как:
— официальный прием с представителями других организаций как с целью поддержания существующих экономических отношений, так и с целью установления новых контактов;
— транспортное обеспечение к месту проведения приема представителей и обратно;
— услуги переводчика на приеме, не состоящего в штате организации.
В этом случае сотрудник обязан отчитаться о понесенных затратах, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет, первичные документы, подтверждающие понесенные затраты, а также остальные внутренние учетные документы, подтверждающие обоснованность представительских расходов.