Учёт материалов на складе и в бухгалтерии

Данные о фактическом наличии ценностей, которые находятся в пути, заносятся по каждому отдельному наименованию в описи или акты (по форме ИНВ-6), составленные как минимум в двух экземплярах и заполненные согласно закону о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ и постановлению Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.
Если обнаружены расхождения (недостачи, излишки или пересортица), составляются сличительные ведомости (по форме ИНВ-19). После этого итоги инвентаризации отражаются в итоговой ведомости по форме ИНВ-26 [9].
Поступление или отпуск материалов при проведении инвентаризации производятся строго материально ответственными лицами, в присутствии инвентаризационной комиссии [11, c. 201].
Поступление фиксируются в описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», отпущенные – в описи «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации».
На товары, находящиеся в пути, в описи по каждой отдельной отправке приводятся данные:
— наименование;
— количество;
— стоимость;
— дата отгрузки и т.д.
На товары, которые отгружены, но за которые еще не поступила оплата в описи указывается:
— наименование покупателя;
— наименование товарно-материальной ценности;
— сумма;
— дата отгрузки;
— дата выписки;
— номер расчетного документа.
Инвентаризация является одним из методов контроля над сохранностью и наличием материалов.
При инвентаризации материалов выполняются следующие задачи инвентаризации:
— выявляют материалы, которые не были своевременно оформлены накладными;
— факты пересортицы;
— наличие порчи;
— излишки и недостачи материалов;
— проверяют документальную обоснованность остатка средств по счету товаров отгруженных;
— выявляют неполную или просроченную оплату выставленных счетов [15].
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах.
Излишки приходуются как прочий доход организации, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы [16].
Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация.
Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухгалтерском отчете [8, п. 5.5].
Если во время проверки материалов выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:
Д-т 10 К-т 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.
Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету счета 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей.
Если это естественная убыль, то далее следует проводка:
Д-т 20, 23, 44 К-т 94 — списана стоимость товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли.
Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:
Д-т 73 -К-т 94 — недостача отнесена на материально — ответственное лицо.
Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% заработной платы за месяц:
Д-т 70 К-т 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица [1, ст. 138].
Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:
Д-т 50 К-т 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.
Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил организации взыскивать с него деньги, делается запись:
Д-т 91-2 К-т 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.
Приведем практический пример.
Во время инвентаризации материалов были обнаружены недостачи и излишки:
По данным бухгалтерского учета в ООО «Ваш Партнер» числится:
— загуститель гипса «ЭТП» в кол-ве 10000 шт. по 12 руб. на сумму 120000 руб.
— загуститель гипса «Эко» в кол-ве 6000 шт. по 12 руб. на сумму 72000 руб.
Фактически на складе числилось:
— загуститель гипса «ЭТП» в кол-ве 8000 руб. по 12 руб. на сумму 96000 руб.
— загуститель гипса «Эко» в кол-ве 8000 руб. по12 руб. на сумму 96000 руб.
То есть в ходе инвентаризации было выявлено:
— недостача загустителя гипса «ЭТП» на сумму 2000 руб. (10000-8000).
— излишки загустителя гипса «Эко» на сумму 2000 руб. (8000-6000).
В итоге в бухгалтерском учете сформированы следующие проводки:
Д-т 94 К-т 10 «Загуститель гипса «ЭТП» — 2000 руб. – выявлена недостача загустителя гипса «ЭТП».
Д-т 10 К-т 94 «Загуститель гипса «Эко» — 2000 руб. – выявлены излишки загустителя гипса «Эко».
Д-т 10 «Загуститель гипса «ЭТП» К-т 10 «Загуститель гипса «Эко» — 2000 руб. – показан зачет пересортицы.
Таким образом, описали порядок проведения инвентаризации материалов и отражение ее результатов в учете.
Таким образом, в первой главе рассмотрели теоретические основы учета материалов.