Учёт и хранение документов в архиве

Для регистрации и учета документов в архиве создаются Архивно-информационные системы. В основе функционирования таких систем – электронная регистрационная карточка, которая создается при регистрации документа. В карточке фиксируется ряд реквизитов документа, т.е. формируется многоаспектный информационно-поисковый образ документа.
Основной задачей автоматизированной системы регистрации и учета является обеспечение быстрого поиска максимально полной информации о документах.
Таким образом, учет архивных документов проводится с целью установления количества и состава документов в архиве. Внесение учетных данных на каждую единицу хранения в учетные документы, которые составляют комплекс установленных форм, фиксирующих факт поступления, выбытия, количества, состава и состояния документов. Учет документов осуществляется на уровне государства, субъекта Российской Федерации, архива. С целью контроля и совершенствования содержания учетных документов проводится сверка наличия и состояния дел и документов.