Учёт документов в архиве организации, общие требования к учету документов, единицы учета, система учебных доку

Статья 6.3.1 Основных Правил работы архивов организаций определяет, что система учетных документов архива — это комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.
Основными учетными документами в архиве организации являются:
— книга учета поступления и выбытия документов;
— список фондов;
— лист фонда;
— опись дел;
— реестр описей;
— паспорт архивохранилища;
— опись особо ценных;
— книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
— опись страхового фонда;
— дело фонда;
— лист-заверитель дела [5].
Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел. Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам[5].
Таким образом, учет документов, осуществляемый посредством присвоения им учетных номеров, позволяет обеспечить не только сохранность архивных документов, но и быстрый поиск необходимой информации.