Учет расчетов с подотчетными лицами.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. В некоторых случаях для целей финансового или экономического анализа, а также при существенных оборотах подотчетных сумм может оказаться весьма полезной организация аналитического учета по принципам, используемым в бюджетном учете, – в зависимости от целей, на которые выдан аванс: на оплату труда; на оплату услуг связи; на оплату транспортных услуг; на оплату коммунальных услуг; на арендную плату за пользование имуществом; на приобретение основных средств; на приобретение материалов; на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по видам расходов); на расчеты с поставщиками товаров и т.д..
Также важным направлением организации бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами является правильная организация учета налогов и взносов от данных операций.
Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет нельзя рассматривать как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает. До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при УСН (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ст. 420 НК РФ).
НДФЛ с подотчетных сумм при их выдаче также не удерживают. Деньги, которые выдали под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход работника, поскольку они выданы на время и с условием представления отчета об их использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У).
Кроме того, важным моментом организации учета расчетов с подотчетными лицами является организация работ по проведению инвентаризации таких расчетов – рисунок 3.