Учет расчетов с подотчетными лицами

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов – итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.
В учетной политике организации, в локальных нормативных актах по расчетам с подотчетными лицами должны быть отмечены все способы выдачи под отчет, применяемые в организации. На каждую выданную в подотчет сумму должно быть получено заявление от работника. В заявлении обязательно должен быть указан срок, на который выданы данные суммы. Если отчетные сроки нарушаются подотчетным лицом, начисляется НДФЛ [17].
В учетной политике организации должен быть утвержден порядок взаиморасчетов с подотчетными лицами. Это порядок сопровождается оформлением ряда документов, к которым надо внимательно относиться, чтобы:
подотчетные суммы воспринимались налоговыми органами таковыми, а не трактовались как налогооблагаемый доход сотрудника;
затраты не были исключены контролерами из расходов для расчета налоговой базы по прибыли;
организацию не оштрафовали за нарушение кассовой дисциплины.
2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами