Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами (казенное учреждение)

Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухгалтерского учета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета» от 15.03.2001 № 16-00-13/05), данный документ имеет прямое отношение к отражению хозяйственных операций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.
Номенклатуру счетов конкретно для бюджетных учреждений регулирует Инструкция №174н, ею вводится Единый план счетов и порядок его применения.
Инструкция №162н регулирует правила применения специального Плана счетов для казенных предприятий [6].
Инструкция №183н разработана специально для автономных учреждений с их особенностями ведения деятельности, связанные с достаточно широкими возможностями распоряжения средствами.
Единый, общий для всех групп этого типа юридических лиц, План счетов бюджетного учета можно найти в Инструкции №157н.
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации с Инструкцией по его применению, который утвержден Министерством финансов РФ, считается наиболее важным документом третьего уровня регулирования бухгалтерского учета.
Четвертый уровень регулирования бухгалтерского учета включает приказы, указания, инструкции, выпускаемые самой организацией: рабочий план счетов, учетная политика и др.
Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).
Указание Банка России № 3210-У является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного хозяйственного субъекта, деньги под отчет получить не сможет [17].
Таким образом, можно сделать объективный вывод, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в учетной системе на предприятии, так как предоставляемая информация влияет на отдельные показатели деятельности предприятия. В соответствии с этим, задачи данного участка бухгалтерского учета предприятия связаны с контролем, достоверностью и формализацией хозяйственных операций, связанных с предоставлением денежных средств в подотчет.