Текстовое документирование, развитие, назначение и область применения

Средства документирования – совокупность приспособлений или отдельный предмет, который используется для изготовления документа. Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов включает ручные, механизированные и автоматизированные приспособления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно-выводными устройствами ЭВМ.
Обязательным условием процесса документирования является кодирование информации, специально выработанной системой приемов фиксировании информации.
Атрибут кодирования информации – код, знак или язык при помощи которых информация фиксируется и в последующем передается во времени и пространстве.
Код – упорядоченный набор знаков, фиксируется в определенной последовательности, с целью передачи информации.
Язык – система символов, где каждый символ имеет определенное значение. Такие символы являются общепонятными и общепринятыми в рамках определенного общества, формируют определенные сообщения посредством комбинирования символов друг с другом.
Знак – предмет или метка с помощью которого обозначается определенная буква, цифра или пробел. В документоведении знак является материально воспринимаемым предметом, который выступает в качестве заменителя другого предмета и используется с целью фиксирования, переработки, передачи или хранения информации.
Знак языковый это языковая единица (слово или словосочетание) служащая для обозначения явлений и предметов, а так же отношений между языковыми элементами в тексте.
Неязыковые знаки служат в качестве средства для обмена документной информацией. К таким знакам относятся товарные знаки, фотографии, исторические реликвии, памятники архитектуры и тому подобное.
Документная информация имеет определенные свойства, которые разделяют на внутренние и внешние, а так же имеет ряд специфических свойств, которые отличают ее от иных разновидностей информации, такие, как:
– релевантность (от англ. “relevant”- уместный, относящийся к делу) способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя;
– ценность – это та потребительская значимость, которая выражается в соответствии со своим целевым назначением и может быть реализована в рамках «определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками; ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов; в управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели; ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника; для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения цели»;
– полнота – это самое оптимальное сочетание между той информацией, которая была необходима и той, которую получили. От полноты информации зависит качество и эффективность принятых управленческих решений. Документированная информация не может быть полной до конца, невозможно зафиксировать любую произошедшую информацию, можно говорить лишь о полноте сведений информации. Имеется два вида – полнота и избыточность информации. При избыточности следует понимать, что такая информация лишняя, дублирующаяся и от нее необходимо избавляться, она плохо сказывается на качестве управления. Например, подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком; мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд; в русском языке избыточность информации составляет 40 %, во французском – 55 %.
– полезность информации – это та ценность, которую несет в себе информация в определенных условиях;
– достоверность – отражает степень ее актуальности и правдоподобности в момент фиксации. Достоверность информации зависит от многих факторов: от уровня квалификации того, кто ее фиксировал, от субъективизма восприимчивости информации, ее намеренного искажения.
– новизна информации является одним из самых полезных факторов, новизна оказывает влияние на ту среду, в которой оперативность и актуальность играет большую роль. В то же время новизна может быть расценена в разное время по-разному.
– современность информации – соответствие потребностям и запросом потребителям в определенный промежуток времени;
– доступность – возможность получения информации;
– эргономичность – оптимальный объем для потребителя информации;
– защищенность – свойство информации не допускающего несанкционированного доступа к информации.
Таким образом, были рассмотрены свойства документированной информации, признаки и качества которые присуще любому документу вне зависимости от осознания их человеком.