Структура и функции коммуникации

Внешняя эффективная коммуникация сопряжена с достижением фирмой собственных задач либо другой организационной работой. Она происходит между фирмой, ее поставщиками, потребителями ее услуг, покупателями, конкурентами, посредниками. Кроме того, это отношения с государственными и муниципальными органами и с населением. Так как результат любого учреждения находится в зависимости с ее внешней сферой, данный вид коммуникации значим для успешности работы фирмы.
Процесс коммуникации содержит следующие основные элементы:
1. Адресант – человек, создающий сведения (данные) с целью передачи.
2. Извещение – непосредственно сведения, закодированные в знаки.
3. Путь – способ передачи данных.
4. Адресат – человек, какому специализированы сведения.
Говоря о элементах процесса коммуникации, некоторые авторы особо подчеркивают особую роль эффектов коммуникации – последствий коммуникации, выраженных в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в налаживании взаимоотношений или иных действий.
В процессе коммуникации адресант и адресат осуществляют ряд взаимозависимых шагов. Их цель – сформировать сообщение и пользоваться связью с целью его передачи таким образом, чтобы эти две адресата равноценно осознали начальную мысль. Данная цель не проста, потому как на любом этапе значение сообщения может быть по той или иной причине изменено и даже целиком потеряно. Важно обратить внимание на особенности восприятия, так как от них часто зависит эффективность общения.
Управленец обязан понимать, что данные, которые не входят в сферу знаний адресата, будут восприниматься медленнее. В условиях непонимания или недостаточного понимания смысла сообщения подчиненный интуитивно склоняется к области своих ранних знаний, опыт которых похож на данный случай. Несмотря на кажущуюся понятность данных, понимание их субъективно.
Кодирование и декодирование данных могут не привести к нужному эффекту, обмен информацией может оказаться неэффективным, так как на каждом этапе процессу коммуникации есть риски вмешательства шумов, искажающих смысл послания или блокирующих коммуникационный процесс.
Коммуникации в организациях предполагают собою многоуровневую систему взаимосвязей, в которую входят как сама фирма, внутренние коммуникации среди подразделений, так и ее внешняя среда – внешние коммуникации (с другими организациями, населением и т.д.).
Особенности работы каждого учреждения, его внутренние и внешние связи предполагают наличие особой системы коммуникации и механизма осуществления коммуникаций. Организации используют различные инструменты с целью коммуникаций с образованиями собственной внешней среды. Так, с клиентами они общаются с помощью рекламы, PR и иных возможностей продвижения продукции и услуг в рынок.
К формальным коммуникациям можно отнести связи, предусмотренные структурой организации, связи с внешней средой – с потребителями продукта или услуг, предоставляемых организацией (при помощи PR и рекламы). Также к формальным коммуникациям относятся связи организаций с органами государственного регулирования, куда все организации периодически представляют отчетность (налоговые органы, органы статистики и пр.).
В собственных регулярных отчетах каждое предприятие информирует о финансовых, статистических данных, а кроме того приводит данные о собственном размещении, численности сотрудников и др. Любая организация не может эффективно развиваться, не выстраивая эффективные формальные связи. Несомненно, большую роль в жизни любой организации имеют также и неформальные коммуникации. Канал неофициальных коммуникаций можно охарактеризовать каналом распространения слухов. Так как согласно по неформальным каналам, с помощью слухов информация распространяются значительно скорее, нежели по формальным каналам.
Некоторые руководители используют этот факт намеренно, при необходимости быстрого распространения некоторой информации, запуская информацию «только среди своих».
Коммуникации принято отождествлять на несколько видов, которые более детально будут рассмотрены в следующем параграфе.