Выставочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет является наиболее удобным способом обмена информацией для потенциальных участников и посетителей. На сайте выставочной компании вы можете разместить такую полезную информацию, как: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписываются документы; программы семинаров и пресс-конференций для каждой выставки.
Желательно, чтобы на выставке постоянно присутствовал специалист, ответственный за проведение выставок. Тогда все комментарии и предложения работающих на стенде могут быть учтены при подготовке к следующей выставке. Обычно этому специалисту также назначается контакт с прессой [1, с. 483].
1.3 Оценка выставочно – ярмарочных мероприятий предприятия
Участие в выставочно-ярмарочных мероприятиях является инвестицией для предприятия, поэтому необходимо сравнить затраты на участие в мероприятиях с полученными результатами. Основными элементами, на основе которых контроль должен опираться на оценку эффективности участия в них предприятий, являются: расчетные и реальные затраты на участие; затраты на рекламу и мероприятия по связям с общественностью, а также вызванный ими резонанс (реакции посетителей; отзывы о стендах предприятия и конкурентов; тенденции развития рынка, появившиеся на выставке; эффективность работы персонала и соответствующие результаты для других стендов; сравнение состав посетителей стенда с их составом на предыдущей выставке, заказы, полученные по итогам стенда, сравнение их количества и качества с ожидаемыми, анализ результатов участия предприятия в работе на соответствующих выровнять таковые из этой ярмарки и выработать на этой основе рекомендации для обеспечения более эффективной выставочной деятельности [2, с. 433]. Эта информация показывает, насколько успешным или неудачным было участие предприятия в выставке (ярмарке).
Результаты выставки делятся на две группы: организационные; коммерческий. При подведении итогов организации: делаются выводы: удачно ли выбрано место для стенда; была ли удачная планировка стенда; соответствовала ли площадь стенда количеству экспонатов и поставленным задачам; какие неудобства были испытаны во время работы; что нужно было заказать в оргкомитете среди дополнительных услуг и оборудования; какие услуги и оборудование можно обойтись, какие экспонаты были наиболее востребованы, как в следующий раз организовать работу на стенде, какой из специалистов наиболее подходит для этой работы.
Коммерческие результаты касаются оценки экономической эффективности выставки, степени достижения целей в различных областях участия, количественного и качественного состава посетителей и эффективной работы персонала на стенде. Экономическая эффективность чаще всего определяется путем подсчета объемов продаж, количества контрактов, заключенных в ходе выставки. Это легко для повседневных товаров. Эффективность выставочно-ярмарочной деятельности определяется по формуле:
