Современные технологии документооборота.

Во-первых, контроль над существованием, созданием, исполнением и получением документов в электронной системе осуществляется быстрее и проще, что дает возможность руководителям следить за бизнес-процессами. Существует прозрачность бизнес-процессов: все документы находятся в строгом порядке, сокращаются случаи потери нужной документации, при обеспечении безопасности.
Повышение исполнительской функции также относят к преимуществам электронного документооборота.
По статистике значительный процент поручений не выполняется работниками по разным причинам.
В системе электронного документооборота руководителю предоставляется возможность мониторинга всех рабочих процессов.
В-третьих, ЭДО обеспечивает более быстрое создание, рассылку, поиск и обработку документов, а также автоматическое составление сводок, отчетов, что позволяет оптимизировать бизнес-процессы и выполнять работу с наименьшими рисками.
В-четвертых, внедрение СЭД дает возможность повысить уровень конфиденциальности. Каждый сотрудник компании получает степень доступа к документам, которая соответствует его полномочиям: редактирование документа, чтение и т.д. В компьютерной системе отражаются все действия, поэтому участники в любой момент могут посмотреть, кто вносил изменения в данные.
В-пятых, ЭДО также дает возможность улучшить процесс обучения новых сотрудников и адаптировать новые процессы в компанию. Внедрение новых положений при электронном документообороте выполняется быстрее, чем информирование каждого сотрудника и ознакомление его с бумажными документами без участия системы.
Следующим преимуществом является повышение корпоративной культуры, сплоченности коллектива. Все сотрудники находятся в едином информационном пространстве, что позволяет практически каждого работника компании вовлечь в массовые производственные процессы.
Также существование ЭДО в компании способствует ускоренной адаптации к ряду перемен на рынке международных стандартов. При появлении новых стандартов, предприятие может изменить свои документы под новый шаблон. Отсюда следует повышение уровня конкурентоспособности на рынке.
Личная подпись является обязательным требованием для большинства документов, так как она придает им юридическую силу. Что касается электронного документа, его юридическая сила подтверждается электронной подписью.
Полный переход к СЭД в кадровом делопроизводстве невозможен. Документ должен содержать личную подпись работника. Для должного обеспечения правовых взаимоотношений работника и работодателя необходимо его оформление в бумажном виде.
Целый список кадровых документов могут оформляться и храниться исключительно в бумажной форме.
При принятии решения внедрения электронного документооборота, руководитель компании должен тщательно рассмотреть все преимущества и недостатки данного средства, учесть возможные риски и проблемы.
Система электронного документооборота имеет свои достоинства и может стать полезна для крупного предприятия с разветвленной структурой подразделений.
Однако на данном этапе своего существования система обладает целым рядом недостатков, которые тормозят процесс перехода от бумажного к электронному документообороту. Все это требует серьезных доработок и на законодательном, и на технологическом уровне.
 2. Особенности технологий документооборота на российских предприятиях