Системы электронного документооборота. Методики внедрения СЭД на современном предприятии

После этого необходимо решить еще одну проблему, проблему корректной постановки задачи фирме поставщику на разработку системы ЭД. При разработке технического задания на создание новой системы необходимо учесть потребности сотрудников организации, а также необходимо руководствоваться ГОСТ 34.602-89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы».
Следующая организационная проблема, с которой может столкнуться организация в процессе внедрения системы ЭД – это слабый кадровый состав рабочей группа по внедрению системы. Ведь от того, на сколько квалифицированным будет состав рабочей группы зависит на сколько быстро и просто пройдет внедрение новой системы.
Именно рабочей группе необходимо будет решить еще несколько организационных проблем:
а) проведение приемо-сдаточных испытаний системы. От того на сколько добросовестно сотрудники в составе рабочей группы отнесутся к этому этапу зависит дальнейшая работа системы и каковы будут затраты организации на устранение недоработок. Рабочая группа обязана принять систему, сделав при необходимости перечень доработок;
б) провести обучение сотрудников организации по работе в системе ЭД. На этом этапе, также, можно столкнуться с проблемой низкой компьютерной грамотности сотрудников. В этом случае организации необходимо будет провести дополнительное обучение;
в) организовать постоянную консультационную и техническую поддержку пользователей системы.
5. Человеческий фактор:
Самая главная проблема человеческого фактора – это слабая заинтересованность руководства организации. Если само руководство настроено негативно ко всяким нововведениям и уж тем более к расходованиям средств на непонятные компьютерные системы, то внедрить систему ЭД будет очень сложно. Но решение есть, необходимо привести положительный опыт смежных организаций. Возможно, произвести плановые расчеты выгоды после внедрения системы.
Не маловажными человеческими факторами являются возраст и консерватизм сотрудников. Ведь в каждой организации достаточно большое количество сотрудников предпенсионного и пенсионного возраста, у многих сотрудников данной категории низкая компьютерная грамотность или, еще хуже, ее отсутствие. Но эти сотрудники могут быть с большим положительным опытом работы в своей профессии и могут представлять большую ценность для организации. Соответственно, организовывая обучение сотрудников необходимо учитывать возраст при распределении сотрудников по группам для обучения работе в новой системе.
Наглядно человеческий фактор можно представить на рисунке 2.