Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов

Тематические разделы, обычно, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документ», где определяются виды и разновидности документов, устанавливаются общие правила подготовки и оформления документов, в том числе порядок визирования, согласования, утверждения и подписания, порядок изготовления и размножения документов, правила оформления и заверения копий и приложений, порядок применения и хранения бланков, печатей, штампов, порядок работы исполнителей с документами.
Раздел «Документооборот» определяет порядок приёма, обработки, распределения входящих документов, правила их отпраки и передачи из одного структурного подразделения в другое, порядок подготовки и отправки исходящих документов, а также порядок учёта объёма документооборота.
В разделе «Регистрация документов» определяется порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, сроки, формы и методы регистрации, а также правила индексации документов.
Раздел «Организация справочной работы» устанавливает принципы построения информационно-справочной работы в компании, включает описание справочных массивов, порядок систематизации и классификации справочной данные, а также технологию информационно-поисковой работы.
В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» определяются категории документов, подлежащих обязательному контролю, порядок их постановки на контроль, технология контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел «Оперативное хранение документов» содержит правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации, устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включается порядок проведения экспертизы, правила подготовки дел к хранению, требования к описанию и оформлению дел, порядок передачи дел в архив.
Табель унифицированных форм документов – это перечень разрешённых к использованию унифицированных форм документов нужных и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В табель включаются только те документы, создание которых нужно, правомерно и периодически повторяется.
Табель форм предназначен для оптимизации состава применяемых в компании форм документов и их закрепления в едином нормативном документе, классификации применяемых в деятельности компании форм документов по функциям управленческой деятельности, унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в компании, унификации форм документов в предприятие, упорядочения документальной базы фирмы с целью повышения результативность применения компьютерных технологий в управленческой деятельности.
В деятельности фирмы табель форм документов используется в качестве справочника, и содержит название форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности и дает возможность осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме всего этого, так как в табеле указаны главные этапы подготовки документов, он является средством оптимизации документооборота, дает возможность исполнять контроль за деятельностью исполнителей, и исключает возможность появления других форм документов. Его наличие особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.
При проведении работ по совершенствованию делопроизводства в компании разрабатывается альбом форм документов. Обычно, табель форм документов и альбом унифицированных форм документов разрабатываются одновременно, так как в альбом включаются унифицированные формы документов, зафиксированные в табеле. Но с другой стороны, этом альбом могут разрабатывать и применять отдельно, без табеля. В том случае, если альбом разрабатывается одновременно с табелем, то сбор исходных документов ведётся вместе со сбором сведений для табеля. В случае, если разрабатывается только альбом, то отбираются образцы тех документов, которые будут в него включены.
Таким образом, в организации есть несколько документов, в которых прописаны правила оформления документов, и реквизитов в том числе. Одним из основных является инструкция по делопроизводству.