Разработка руководства по качеству

После утверждения подразделение, ответственное за управление документом, организовывает хранение подлинника в условиях, исключающих его порчу или утрату. Подразделение, ответственное за управление документом, организовывает также копирование документа в количестве экземпляров, которое требуется для обеспечения всех пользователей, идентификацию копий и рассылку.
Учет копий документов, как внутренних, так и внешних, ведется подразделениями, осуществляющими их рассылку и хранение.
Изменения внутренних документов или проекты пересмотренных документов анализируются, согласовываются и утверждаются теми же подразделениями и должностными лицами, которые выполняли первоначальный анализ, согласование и утверждение.
Изменения документов и данных могут выполняться путем:
пересмотром документа в целом (выпуском новой редакции или версии),
непосредственным внесением изменений во все учтенные экземпляры документа за подписями всех лиц, согласовавших исходный документ.
Актуализацию внешних документов обеспечивает генеральный директор.
Все изменения документов регистрируются. Утратившие силу документы (как внутренние, так и внешние) изымаются из всех мест их использования и хранения и уничтожаются. Исключение составляют документы, сохранение которых необходимо для юридических целей и/или для сохранения информации. Такие документы идентифицируются записью «аннулирован» и хранятся отдельно от действующих.
3.7 управление записями
В данном разделе необходимо дать краткую характеристику структуре записей по СМК в организации.