Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это та же собственноручная подпись, но в электронном виде, является она средством защиты информации, обеспечивает контроль целостности документа и подтверждения их подлинности. Обычно, ЭЦП запрограммирована на обычном ЮСБ устройстве. Для того, что бы подписать документ, требуется вставить носитель ЭЦП в порт компьютера и подтвердить подпись документа через специальное программное обеспечение, которое работает напрямую с электронными документами. Как это всё работает и взаимосвязано между собой, можно посмотреть на изображении (рис.1.7).
Рисунок 1.7 — Принцип действия электронной подписи.
Так же есть возможность рассмотреть этот процесс более подробно, а именно процессы подписания и проверки документа с технической стороны (рис.1.8).
Здесь важно увидеть, сколько процессов проходит на каждом этапе подписания и проверки документа. Лишь со стороны он кажется столько простым. Но, зачастую, реализация довольно сложная.
Рисунок 1.8 – Процессы подписания и проверки электронного документа ЭЦП на детальном уровне.
Таким образом, главным преимуществом ЭДО является — повышенная оперативность в работе с документами, а так же возможность быстрого принятия решений. Так же важна и экономическая целесообразность, в случае с внедрением ЭДО можно сократить расходы на документооборот более чем на 20%.
Преимущества СЭД заключаются в автоматизации поиска и выборки электронного образа документа по значению его регистрационных атрибутов, создания регистрационной карточки документа.
СЭД предоставляет также возможности разграничения доступа пользователей к документам на основе механизма привилегий, ручного задания атрибутов документа в процессе его регистрации в системе.
Хранение документов включает в себя возможность работы с большими объемами информации, управление внешними носителями, хранение электронных документов произвольного формата, хранения в системе для каждой страницы как исходного изображения, так и распознанного текста.
Поиск предусматривает наличие стандартного языка запросов к БД, создание запросов для поиска по названиям документов и аннотациям, формирование сложных запросов с использованием логических операций.
Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных выше типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций. Найденные образы могут быть распечатаны и переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.
Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется сам документ. Хранение документов осуществляется автономно из-за больших объемов архива. Такая архитектура позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов. Образ документа может храниться как в текстовом, так и в графическом формате.
Особенности организации электронных документов определяются инструкцией в соответствии с требованиями нормативных правовых актов в этой области, что имеют высшую юридическую силу, а также характеристиками аппаратных средств и программного обеспечения для эксплуатации объекта [4].
Организация документов в случае автоматизации делопроизводства должна обеспечить совместимость традиционного и автоматизированного способа обработки документов с возможностями средств автоматизации делопроизводства.
СЭД предназначены для обеспечения процесса создания, управления и распространения больших объемов электронных документов в компьютерных сетях, а также для управления потоком документов в учреждении. Типы файлов, что будет поддерживать функционирование системы электронных документов может включать в себя: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудио-, видео- и веб-документы [18].
Современный документооборот должен отображать сложные информационные проблемы путем построения эффективной системы управления документами.
Идеальное обеспечение автоматизированных исполнительных блоков и сотрудников, процедур управления документами учреждением должно включать в себя:
регистрационные документы с электронной регистрацией и управлением картами (ЭРКК);
доставка исполнителям копии документов по электронной почте с зарегистрированными электронной регистрацией и управлением картами;
поиск в базе данных, просмотр и редактирование электронных регистрационных карточек и текстовых документов в соответствии с правами доступа пользователей к ним;
контроль прохождения и исполнения документов, их регистрация и передача в электронный архив для хранения.
каждый документ, который характеризуется набором структурированных данных, создан эффективно: продвижение, обработка, транспортировка и хранение.
Основная цель системы электронного документооборота — организация рационального движения, обработки и хранения электронных документов, организация их поиска по атрибутам и содержанию [15].
Система автоматизации электронного документооборота (САЭД) необходима войсковой части с той целью, что бы сократить время работы с документами сотрудниками. Более того, эта система практически исключает возможность утери данных и информации, командиры всех уровней подразделений получают возможность контролировать процесс выполнения управленческих решений.
Автоматизация электронного документооборота позволит решить следующие задачи:
контролировать исполнение документов, путём регистрации входящих и исходящих документов внутри войсковой части;
работа в единой базе данных и создание более прозрачного документооборота войсковой части;
документ регистрируется один раз и может храниться в различных отредактированных состояниях;
исключается возможность хранения дублированного документа;
появляется возможность прямого обмена информацией и взаимодействия с другими базами данных.
