Проектирование Информационной системы для интернет магазина “Арктика”

Как показано на рисунке 1.3, технология комплектации заказов в Интернет-магазине обуви предполагает наличие входных информационных потоков с данными о наличии товара на складе и заказов клиентов на поставку детских товаров. результирующие информационные потоки представляют собой данные о сформированных и укомплектованных заказах. Основной бизнес-процесс включает:
прием заказов;
комплектацию заказов;
передачу заказов на отправку;
формирование отчетности.
Технология работы с заказами клиентов Интернет-магазина детских товаров предполагает:
учёт потребности;
учёт наличия продукции;
отправка заказов на комплектацию;
мониторинг состояния процесса комплектации заказов.
Работа с документами по реализации продукции начинается после того, как поступают заявки клиентов на покупку. Документ «Оплата» фиксирует предварительную оплату заказа клиентом, на его основании формируются документы «Счет-фактура» и «Приходная накладная». В информационной системе предусмотрена возможность формирования отчетности по продажам продукции.
Как выяснено руководством предприятия, в последнее время часто возникает ситуация, когда объемы поставок и продаж не совпадают, несовпадение также может происходить и по наименованию товарных позиций. В результате большое количество товара остается хранится на складе или не может быть поставлено вовремя клиентам. В связи с этим фирма несет убытки.
В настоящее время учет и планирование продаж осуществляется напрямую менеджерами отдела по работе с клиентами.
Заявки клиентов на покупку фиксируются в файле Excel, где указывается номер заявки, наименование клиента, вид продукции и его количество, а также дата поставки клиенту. Менеджеры отдела реализации продукции обобщают данные сведения по типу продукции, и, исходя из полученной информации, формируют план продаж и отчетные документы.
Таким образом, учет продаж включает в себя следующие основные подпроцессы:
учет продаж и формирование сопроводительных документов;
формирование отчетности по комплектации заказов.
Работа с документами по реализации продукции начинается после того, как поступают заявки клиентов на покупку, выписываются счет-фактура и расходная накладная. Далее происходит формирование отчетности по продажам продукции, на выходе получается отчет по продажам.
Таким образом, при учете реализации продукции менеджеру, ответственному за учет, необходимо внести данные о клиенте, товарах, их стоимости, количестве, сроке и виде оплаты.
Для способа работы с информацией в отсутствие программного обеспечения характерны следующие недостатки:
Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
Слабый контроль работы бухгалтера.
Усталость менеджеров – усиление негативного воздействия человеческого фактора.
В связи с этим, руководством компании было принято решение об автоматизации данного процесса, то есть создании экономической информационной системы для повышения качества учета и уменьшения временных затрат на обработку необходимых документов и получения результативной информации в рамках технологии управления Интернет-магазином.
Как показано в результате анализа бизнес-процессов, изучаемая технология связана со смежными задачами:
учетом поставок;
учетом клиентов;
поддержки функционирования Интернет-портала;
взаимодействием со службами доставки;
работой экономического отдела.
Как показано выше, предполагается изменение технологии комплектации заказов в части внедрения специализированного программного обеспечения, в функционал которого входят компоненты, соответствующие специфике работы ООО «АРКТИКА» в части автоматизации комплектации заказов.
Диаграмма потоков данных разрабатываемой системы приведена на рисунке 1.4.