Процессы управления проектами

Важно выполнить этот шаг с должной тщательностью, потому что качество усилий, вложенных в планирование, будет влиять на будущие фазы проекта и, следовательно, на конечный результат. Хороший план проекта должен быть четким, реалистичным и хорошо определены , так что команда , работающая над ним может выполнять свои задачи быстро и эффективно. План проекта должен включать четкие и достижимые рекомендации по следующим аспектам:
-цели проекта. План проекта должен определять конкретные, измеримые, реалистичные и ограниченные по времени цели для проекта. Для идеального определения целей вашего проекта используйте программное обеспечение для управления проектами .
-объем проекта. Масштаб проекта должен четко определять, каким должен быть конечный продукт или результат проекта, чтобы команда могла получить четкое представление о том, что должно быть достигнуто [5, с. 160].
-определение результатов. Результаты являются небольшими вехами, привязанными ко времени, которые должны быть достигнуты прежде всего для достижения цели завершения проекта. Если целью проекта является производство 100 велосипедов, эта цель будет разделена на небольшие результаты, такие как завершение производства всех колес, завершение производства всех рулей, завершение производства всех сидений, завершение процесса сборки. все части и т. д. Достижение всех этих результатов приведет к завершению проекта, т. е. производству 100 велосипедов [26, с. 257].
Эти результаты должны быть определены, четко определены и должны быть установлены сроки для достижения каждого из них при планировании проекта. С помощью хорошего программного обеспечения для управления проектами вы можете четко отслеживать все достигнутые и ожидаемые результаты.
-анализ работы. После того, как результаты будут четко определены, ответственность за их достижение должна быть возложена на отдельных лиц или команды. Это должно быть сделано через четко определенную структуру разбивки работ, или если вы обнаружите некоторые несоответствия во время завершения какого-либо результата, вы знаете, кто несет ответственность. Распределение работ легко выполнить с помощью хорошего программного обеспечения для управления проектами. Совет. При распределении обязанностей учитывайте сильные и слабые стороны отдельных лиц и команд.
-бюджет. Бюджеты должны быть разумно распределены для каждого результата в соответствии с характером каждого вида деятельности.
-план человеческих ресурсов. Здесь каждому члену команды назначены некоторые задачи, и с членами команды и руководителями ведутся переговоры о времени, которое каждый из них должен посвятить проекту. Также, если требуется дополнительный персонал, для этого принимаются меры. Программное обеспечение для управления проектами поможет вам создать эффективный план управления персоналом [16, с. 266].
-план управления рисками. Здесь перечислены все риски или икоты, которые могут возникнуть в ходе реализации проекта, и подготовлены стратегии смягчения последствий для ожидаемых рисков, которые имеют на них высокую ставку, и все это делается с помощью предложений внутренних экспертов, заинтересованных сторон. , спонсоры проекта и команда проекта. Планы управления рисками лучше подготовлены с помощью программного обеспечения для управления проектами.
-план коммуникаций. Здесь будут указаны люди, которым должна быть предоставлена ​​конкретная информация, связанная с проектом, а также сроки и каналы, по которым данные будут доставлены им.
-план управления заинтересованными сторонами. Он определяет роль заинтересованных сторон в данном проекте, достаточно ли им того или иного для выполнения каких-либо задач или предоставления им своевременных обновлений проекта.
-изменить план управления. Здесь определяются протоколы и процессы для внесения изменений в любой из связанных с проектом планов в течение проекта, если это необходимо. Планы управления изменениями могут быть составлены эффективно с помощью программного обеспечения для управления проектами [21, с. 135].
3. Выполнение проекта
Это когда фактическая работа для завершения проекта выполняется. Команды начинают выполнять свои задачи в соответствии с планом управления проектом. В то же время руководитель проекта поддерживает правильное направление процесса выполнения, а также гарантирует, что все действия выполняются надлежащим образом в отведенный срок. Выполненная работа постоянно представляется заинтересованным сторонам, которые затем рассматривают ее и, при необходимости, предлагают любые изменения. Проекты могут быть лучше выполнены с помощью программного обеспечения для управления проектами и расчета заработной платы для отслеживания человеческих ресурсов [11, с. 326].
4. Мониторинг и контроль проекта
Иногда длительный процесс управления проектом приводит к ползучести, что может сорвать проект с курса достижения желаемых результатов. Чтобы предотвратить это, команды постоянно следят за выполняемыми задачами, регулярно оценивают KPI, а также следят за бюджетом и графиком. Этот этап мониторинга и контроля проекта выполняется одновременно во время выполнения проекта [19, с. 118].
5. Закрытие проекта
Закрытие проекта — это этап, когда окончательный готовый продукт передается заинтересованным сторонам. На этом этапе команды оценивают свои результаты, допущенные ошибки и достигнутые успехи, чтобы они могли использовать этот опыт для следующего проекта. И им пора переходить к следующему проекту [6, с. 46].