После того, как денежные средства получены подотчетным лицом, отчитаться за них он должен не позднее, чем за 3 рабочих дня по истечении срока, на который ему были выданы денежные средства, а также сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним [17].
Выдача подотчетных сумм из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером (РКО). В данном ордере указываются целевое назначение подотчетной суммы.
Расходовать на другие цели подотчетные суммы не допускается.
Форма авансового отчета представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 — Авансовый отчет
Источник: [20]
Далее авансовый отчет проверяется сотрудником бухгалтерии предприятия и после того, как проверка полностью завершается, бухгалтер производит списание денежных средств с подотчетного лица.
Те суммы, которые подотчетное лицо не израсходовало, должны быть внесены в кассу предприятия.
В данном случае прием денежных средств в кассу предприятия оформляется приходным кассовым ордером (ПКО) [18].
Рассмотрим более подробнее расчет и оформление командировочных расходов. Командировочные расходы также выдаются по распоряжению руководителя предприятия.
Исходя из положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
— стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
— оплата за проживание в гостинице (согласно, предоставленному счету);
— суточные на каждый день нахождения в командировке (700 руб. в сутки);
— другие траты, разрешенные руководством (например, представительские расходы) [16].
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника.
В 2018 году этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки [15, п. 212]. Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Первичными документами, которые подтверждают командировочные расходы являются:
— проездные документы, например — билет;
— счета гостиниц;
— документы, которые подтверждают оплату постельных принадлежностей;
— счета-фактуры;
— кассовые чеки.
Авансовый отчет хранится в бухгалтерии [20]. Организации должна обеспечивать хранение документов в течение сроков, которые установлены федеральными законами или иными нормативными правовыми актами [5, п.1 ст. 17].
Таким образом, рассмотрели командировочные расходы: нормативную базу, учет и оформление и переходим к отражению командировочных расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
