PR-сопровождение специальных мероприятий

Распределить ответственность участвующих в мероприятии сотрудников: назначить отдельно ответственных за встречу гостей, взаимодействие со СМИ, общение с приглашенными участниками, функционирование оборудования, чистоту помещений, ответственных за оперативные вопросы. При присутствии иностранных гостей, необходимо обеспечить присутствие на мероприятии компетентных переводчиков;
4. Следить за производством полиграфии и сувенирной продукции, необходимой для проведения мероприятия.
3. Работа со СМИ.
Взаимодействие со СМИ необходимо осуществлять в три этапа:
1. Создать базу данных представителей СМИ для приглашения на мероприятие. Подготовка и рассылка пресс-релиза, предварительный вызов на сформированную базу с целью выяснения интереса к тематике мероприятия.
2. Приглашение и регистрация на мероприятие представителей СМИ.
3. Взаимодействие по итоговому выпуску материалов.
PR-организатор должен курировать работу СМИ, чтобы деятельность журналистов способствовала поддержанию положительного имиджа компании и публикации правильно составленных материалов. Составление пресс-комплекта с подробными материалами о компании способствует установлению необходимых отношения с прессой – не придется тратить время на поиск исчерпывающей информации о мероприятии, так как пресс-комплект станет основным источником информации для СМИ. Соответственно, при составлении пресс-комплекта у PR-специалиста есть возможность выложить в материалы основные необходимые для публикации по итогам мероприятия тезисы.
При проведении специального мероприятия необходимо выделить отдельное помещение для журналистов, где будет возможность ознакомиться с предварительно подготовленной информации, предоставить журналистам телефон, факс, компьютер и т.д. Это позволит PR-специалисту следить за всей работой с представителями СМИ: от отметки на аккредитационном листе до получения пресс-кита, полиграфии и сувенирной продукции.
Последующая работа со СМИ ограничивается уточнением сроков выпуска материалов, пресс-отсечкой и предоставлением недостающей информации. Важно также работать с аккредитованными журналистами, но которые не смогли присутствовать по определенным причинам.
Присутствие на нем известного человека может значительно повысить эффективность специального мероприятия.
По окончании мероприятия будет еще долго обсуждаться его проведение, если анализ целей сделан правильно. Количество подключившихся в освещении СМИ существенно расширится, поэтому можно поднять число публикаций. С приглашенной знаменитостью также необходимо предварительно поработать в плане согласования сценария, формы одежды, речи и т.д..
Во время специального мероприятия кто-то из компании должен находиться рядом со звездой, чтобы при необходимости оказать необходимую помощь в работе.
Таким образом, процесс подготовки к специальным мероприятиям включает выполнение следующих этапов:
Организационный;
Производственный;
Маркетинговый.
Специальные мероприятия для корпоративных клиентов
Под определением корпоративных клиентов понимаются юридические лица, организации или предприятия, приобретающие товары или услуги у компании в больших масштабах. Многие коммерческие компании именно на этом получают основную прибыль в бизнесе.
Корпоративные клиенты – это выделенная немногочисленная группа партнеров, которая требует особых подходов для взаимодействия с ней. Главная задача любой компании – привлечь и впоследствии удержать корпоративного клиента, стремясь сделать его постоянным. Для этого используются специально разработанные программы, техники, методы работы с ними. У предприятий есть специальные сотрудники – корпоративные менеджеры, которые специализируются на различных методах привлечения прибыльных партнеров.
Проблема привлечения корпоративных клиентов зачастую актуальна для молодого предприятия, паблисити которого еще не сформировано.
В целом, все корпоративные клиенты делятся на следующие группы:
Малый бизнес. Ими чаще всего становятся розничные клиенты. Такие клиенты относительно доступны, часто сами инициируют коммуникации., Для них первостепенна цена товаров или услуг, имеют сниженные требования к качеству обслуживания.
Средний бизнес. Эти клиенты могут совершать большой объем закупок. Для этих клиентов важна и скидка, и непосредственно отношение коллектива фирмы-партнера.
Крупные компании. Согласно статистике, только 20% таких компаний в общей клиентской базе приносят до 80% валовых продаж. Получить подход к таким клиентам и удержать их невероятно сложно.