Понятие «документ» по зарубежным нормативам.

Информация передается в виде сообщений. Оно может быть зафиксировано на любом материальном носителе, что автоматически является документом. В любом документе должно быть завершёно сообщение, документ без завершенного смыслового содержания является неполноценным. Однако в данном случае существуют исключения, например, незаконченные литературные произведения, эскизы, черновики или наброски, в первую очередь это касается писателей, ученых и художников.
В документе может быть отражена закодированная информация, то есть прочитать её смысл можно только при расшифровке знаковой системе кодирования.
Любой документ обладает вещностью.
С развитие прогресса возникло новое понятие электронный документ, которое непременно связано с термином документ. Электронный документ нестандартен в физической и логической структуре.
По логической структуре электронные документы зависят от разных формах: текста, таблица, графики. Физическая структура данных документов изменчива, поэтому она может устаревать, при этом утрачивается доступ к данному виду документа.
Рассмотрим понятия электронного документа:
машиночитаемый документ,
документ, который воспроизведен на машинном носителе,
особый тип документа,
электронная форма документа.
Рассмотрим основные функции документа.
Информационная функция — документ принимает после фиксации в нём информации на материальном носителе.
Закрепление, сохранение и передача информации — данные функции являются наиболее важными для любых видов документов. Закрепление предопределяет формирование документа, происходит материализация информации, при этом формируются предпосылки для выполнения документам других функций.
Коммуникативная функция необходима для разрешения задачи передачи информации в обществе, а также для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. В настоящее время увеличивается скорость и объёмы передачи информации, так как существует большое количество методов ее распространения.
Хранение информации не является самоцелью документов. Сохранение информации в документах необходимо для самого общества, для накопления пополнения информации о прошлом.
Культурная функция документа является одной из самых важных, благодаря документу передаётся информация, повышаются ценности, нравственные нормы и приумножается развитие традиций, накопления интеллектуальных ресурсов и культурного потенциала в обществе.
Также кроме вышеописанных функций, у документов есть функции для конкретной сферы человеческой деятельности. Их можно рассматривать как управленческие функции документа. К ним относятся специальные документы, созданные для организации, для управленческих целей и в качестве инструмента управления трудом.
Также ещё одну функции является правовая. Она необходима для того, чтобы закреплять правовые нормы и правоотношения в обществе. Документы, которые обладают данной функцией, устанавливают, закрепляют, изменяет правовые нормы правовые отношения, а также предотвращает их действия. В первую очередь и отправим акты органов государственной власти, судебные, прокурорские акты, акты управления, документы, которые фиксируют договорные отношения, а также удостоверительные документы.
Политическая функция связана с функцией управления. Она отражается в документах, которые предназначены для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства.
У документов существуют и познавательная функция, отражающая связь документированной информации с социальным познанием. Данная функция применяется к научным документам.