Отчеты и докладные записки в деятельности Курганской областной универсальной научной библиотеки им. А.К. Югова

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Однако определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью докладной записки можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами.
При подготовке докладной записки составителю нужно обстоятельно сформулировать свою позицию.
Виды докладных записок:
По содержанию:
— инициативные,
— информационные,
отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Докладные записки подразделяются:
на внешние;
внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа;
дату;
индекс;
место составления;
адресата;
заголовок к тексту;
текст;
подпись руководителя;
фамилию исполнителя, номер его телефона.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации.
Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ.
К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
наименование структурного подразделения;
наименование вида документа;
дата;
регистрационный (исходящий номер);
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения (если есть);
адресат;
подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
1. констатирующая часть – излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
2. аналитическая часть – содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
3. резюмирующая часть – содержатся выводы и предложения о конкретных действиях.
Аналитическая часть может отсутствовать.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель и руководитель подразделения; внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Страницы должны быть пронумерованы.
Докладные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Документы необходимо регистрировать. Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству.
Сроки хранения докладной записки установлен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно.
При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками.
Докладная записка в деятельности библиотеки также является информационно-справочным документом, адресованным руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. Докладную записку составляют вышестоящие отделы. Например, методическая служба. Докладные и служебные записки в деятельности библиотек хранятся 5 лет (ЭПК, ст. 87).