Основные режимы хранения, как главные условия обеспечения сохранности архивных документов

Увеличение степени риска физического повреждения архивных документов определяется ускорением быстротекущего процесса ухудшения состояния, качественных характеристик основы и текста документов, в том числе ранее отреставрированных, на что, в определенной мере, сказывается массовое применение при создании документов низкосортной бумаги, клея, нарушения нормативных режимов хранения, технологического процесса реставрации и воспроизведения. Данные негативные явления отмечаются на фоне роста общего объема дел в составе Архивного фонда Российской Федерации, неупорядоченных массивов архивных документов.
Следует отметить, что сохранность документа зависит не только от условий хранения, но и от состава носителя информации и средства ее записи.
«Архивные документы – непрочные, нестойкие материальные объекты, которые очень уязвимы к любым механическим, физическим нагрузкам, к действию света и биофактора. Известно, что при длительном хранении бумага, в первую очередь, утрачивает гибкость, становится жесткой и хрупкой», поэтому особенно страдают от перемещений старые документы. Два фактора – физико-механический износ и свет – главные факторы риска, причины ускоренного старения документов при использовании.
Старение – это необратимое изменение свойств материалов и изделий при их хранении и использовании. «Старение документов протекает чаще всего как смешанный процесс при одновременном деструктивном действии многих факторов среды естественных и искусственных».
Основными видами деструктивного старения документов являются:
тепловое старение; активируется тепловой энергией, ускоряется с повышением температуры (основной вид старения при хранении в темноте);
световое старение; «активируется светом, световая деструкция возрастает при повышении освещенности объекта и времени его облучения (основной вид старения документов при работе с ними на свету)»;
механодесктрукция – старение под воздействием механических сил, вызывающих физическую деформацию объекта, разрыв химических связей и, как следствие, химическую деструкцию объекта (механохимическая деструкция); при стационарном архивном хранении механодеструкцию вызывают постоянные колебания температуры и влажности воздуха в хранилищах (скорость механодеструкции резко увеличивается при использовании документов и их перемещении);
биодеструкция – разрушение документов, вызываемое действием живых организмов – насекомых, плесневых грибов, грызунов, бактерий; характербиодеструкции зависит от вида вредителей и носит обычно характер либо механодесктрукции (насекомые, грызуны), либо химической (ферментативной) деструкции (плесневые грибы, бактерии).
В обычных условиях архивного хранения тепловое старение и механодеструкция протекают достаточно медленно. Световое старение и биодеструкция, напротив, протекают с очень высокой скоростью, что может привести в короткие сроки к катастрофическим последствиям.
Полностью устранить старение документов невозможно, однако, «возможно и необходимо применять превентивные меры защиты, выбираемые с учетом условий нахождения документов и ориентированных на устранение или ослабление главного фактора старения, действующего именно в этих условиях и вызывающего ускоренное разрушение документов». Дифференцированный подход к выбору превентивных мер защиты документов особенно актуален при многообразии архивных работ.
Особую актуальность в последние годы приобретает обеспечение сохранности электронных документов, которое сопряжено с рядом проблем, а именно: устаревание техники, зависимость от программного обеспечения, износ носителей хранящейся информации.
Исходя из вышеизложенного, отметим, что архивные документы, постоянно подвергаются внешним и внутренним угрозам, находятся под воздействием агрессивных негативных факторов опасности, которые требует применения индивидуальных (специфических) методических, организационных и технических средств и методов защиты, соблюдения нормативных режимов хранения, способных предотвратить их действие.
Анализ названных потенциальных угроз, как совокупности факторов опасности и степени риска утрат и уничтожения архивных документов на всех стадиях их хранения и движения, является одним из основных элементов организации надежной системы защиты архивных документов, при этом, важно учитывать факторы опасности в их совокупности. Результаты анализа угроз сохранности документов, позволяют планировать и принимать решения о создании в архиве комплексной системы безопасности как всеобъемлющей системы организационных и технических мероприятий, предпринимаемых для обеспечения своевременного предотвращения, обнаружения и ликвидации угроз и факторов опасности на объекте.