Основные функциональные системы документов

Система кадровой информации и документации состоит из большого количества документов, содержащих информацию о сотрудниках компании, организации и деятельности самой кадровой службы. Помимо организационных, административных, информационных и справочных документов, он также содержит бухгалтерские документы (удостоверение личности, личный информационный лист для расчета заработной платы и т.д.).
Система отчетной документации состоит из документов, содержащих информацию о результатах деятельности института, организации и компании за определенный период времени. Основным видом документов в этой системе является отчет. Отчет используется практически повсеместно. [12, с.192]
Система планирования документации фиксирует результаты планирования деятельности объекта. Наиболее важные типы плановых документов: программа, план (ожидаемый, ежегодно и т. д.), А также график, смета и некоторые другие.[8, с.. 39]
Система научно-исследовательской документации возникает в процессе проведения научных исследований в различных областях науки и техники, а также при проведении теоретических и прикладных научно-технических разработок, демонстрации теоретического и практического решения научно-технических задач и задач и внедрении их результатов в производство.
Система проектной документации включает графические и текстовые документы, которые индивидуально или коллективно определяют состав и структуру изделия и содержат данные, необходимые для его проектирования или изготовления, проверки, приемки, эксплуатации и ремонта.
Система технологической документации включает документы, являющиеся результатом документирования процесса труда. Технологическая документация – совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в комплексе определяют процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства. В технологической документации отражаются способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, организации производственного процесса. К этой документации относятся технологические карты, заводские регламенты, чертежи приспособлений, оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад, схемы технологического процесса и другие нормативные материалы по составлению технологии. [7, c.91]
К основным видам технологических документов относятся технологическая карта; заводской регламент; схема технологического процесса; чертежи и др.
Система документов, связанных со сферой обслуживания и потребления, способствующая использованию технических средств. В эту систему входят: паспорта технических изделий, руководства по эксплуатации и пр.; промышленные каталоги; прейскуранты (прайс-листы); рекламные чертежи, рисунки и т. д.
Система документов, фиксирующих информацию о природе как объекте человеческой деятельности. В составе этой многочисленной группы документов выделяют: картографическую, инженерно-геологическую, топографо-геодезическую, почвенную, гидрологическую, аэрокосмосъёмочную документацию.
Патентная документация и стандарты – составляют особую подсистему научно-технической документации. Особенность этих документов заключается прежде всего в том, что они имеют правовое значение.
Патентная документация представляет собой совокупность сведений о результатах научно-технической деятельности. Это документы, устанавливающие официальное признание наличия изобретений, промышленных образцов и полезных моделей. Они играют важную роль в процессе создания и освоения новей техники, являются одним из основных источников знаний о технической мысли, воплощенной в полезные модели и промышленные образцы, в современные технологии производства.
По мере ускорения научно-технического прогресса значение патентной информации возрастает. Связано это с принципиальной особенностью патентной документации, заключающейся в том, что свыше 80 % содержащейся в ней информации не публикуется в каких-либо других источниках. Кроме того, эта информация прошла экспертную проверку на новизну и содержит практические рекомендации по ее реализации.
По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации.
Анализ отдельных приоритетных функциональных систем документации