Организация управления документацией на базе информационных технологий в Германии

Федеральному архиву ФРГ отведена роль консультирующей организации для федеральных органов управления в вопросах управления документацией. Федеральный архив издает нормативно-методические материалы в этой области, которые носят рекомендательный характер, однако на практике они служат для федеральных министерств как основы для руководства в работе с документами.
В «Общем порядке работы федеральных министерств ФРГ» (GGO) – основном нормативном документе, всесторонне регулирующем работу министерств, наряду с изложением правил делопроизводства, подчеркивается, что федеральные министерства создают предпосылки для работы с информацией в электронной форме. Для обмена информацией между федеральными министерствами существует единая электронно-коммуникационная информационная сеть.
Особенности процесса документооборота и управления документацией, учитывающие применение электронных документов, подробно изложены в Директиве по обработке и управлению документами в федеральных министерствах (Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien — RegR), одобренной Федеральным правительством Германии 11 июля 2001 г.
Интересны подходы немецких специалистов к реализации государственной программы «электронного правительства», которая является одной из самых крупномасштабных в Европе. Программа реализуется на базе концепции «DOMEA».
«DOMEA» (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang – Управление документами и электронное архивирование в ИТ-системах), – это рабочая концепция, которая содержит основные принципы перехода государственных организаций к электронному документообороту и требования к автоматизированным системам электронного документооборота.
В ФРГ проводится сертификация программных продуктов на соответствие сформулированным в этом документе функциональным требованиям к программному обеспечению для использования его в государственном управлении. «Требования» служат основой для разработки ведомственных спецификаций и критерием при принятии решения о покупке программного обеспечения.
В ходе сертификации системы оцениваются по степени соответствия требованиям и по удобству работы, в соответствии со специально разработанной методикой. Результаты тестирования публикует Министерство внутренних дел. Программы, удовлетворяющие требованиям, получают официальный сертификат, упрощающий их продвижение на рынке программного обеспечения для органов федерального правительства. Сертификацию по DOMEA прошло, по нашим сведениям, более 10 программных продуктов.
Однако, несмотря на наличие системы сертификации, специалисты Федерального архива отмечали наличие проблем в организации информационного взаимодействия между отдельными системами электронного документооборота.
Организация приема на хранение в Bundesarchiv электронных документов является сравнительно новой задачей. Для ее решения в составе Федерального архива создано специальное подразделение. Организация, технология работы, состав программно-технического комплекса (ПТК) по приему на хранение вBundesarchiv электронных документов разрабатывались в архиве в течение двух лет сторонней организацией, специализирующейся на создании программных продуктов. Для хранения электронных документов выделены специальные серверные мощности. В 2009 г. объем хранимой информации составлял примерно 100 Gb.
Архив установил формат архивного хранения электронных документов – PDF-A. Это формат, который рекомендован Международным советом архивов, и который поддерживается стандартом ИСО 19005-1 2005 г. с изменениями 2007 г.
Организации, которые по договору передают электронные документы на хранение в Bundesarchiv, должны самостоятельно перевести все сдаваемые документы в формат PDF-A. Графический образ документа при этом дополняется метаданными документа в XML. Для организаций, которые не могут самостоятельно проделать эту конвертацию и миграцию, Bundesarchiv предлагает выполнить ее с помощью своего ПТК. При этом Bundesarchiv требует снятия электронных подписей с документов, передаваемых в архив. Причем ответственность за соблюдение аутентичности документов возлагается на организации, сдающие документы в архив.
В будущем предполагается передавать файлы с электронными документами из организации в архив по телекоммуникационным каналам. Однако сейчас такая передача осуществляется с помощью обособленных носителей информации (дисков).
В первые три года, на стадии эксперимента, организации передавали электронные документы непосредственно в Федеральный архив. В перспективе планируется создать Промежуточный архив электронных документов. То есть технология передачи электронных документов на архивное хранение будет такой же, как и для документов на бумажных носителях. Хотелось бы отметить, что специалисты Федерального архива стремятся в отношении электронных документов применять те же правила, которые действуют для документов на бумажной основе (формирование дел, их учет и т.п.).
Файлы электронных документов хранятся на магнитных лентах (как рабочие экземпляры) и на других типах носителей для дублирования (резервирования) информации.
О хранении баз данных. Немецкие архивисты отрицательно относятся к идее сохранения в государственных архивах баз данных со всем их содержимым и программным обеспечением. Сегодня архивисты рекомендуют сохранять периодические срезы информации баз данных (распечатки содержимого или его электронный вариант). Что касается информации сайтов – она сохраняется в Информационном центре Национальной библиотеки, которая, согласно Положению о ней, обязана сохранять такую информацию.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что немецкие специалисты на федеральном уровне подходят к решению задачи хранения электронных документов, исходя из существующих возможностей, на основе хорошо продуманных прагматических решений.