Организация рабочего времени

Первая группа включает в себя период работы, в который исполнитель занимается производством продукта в соответствии со своими должностными полномочиями, а также время предусмотренных перерывов, данные затраты являются объектом нормирования и входят в структуру рабочего дня. Ко второй группе относятся потери рабочего времени по зависящим или не зависящим от исполнителя причинам.
Анализ необходим для разграничения двух этих проблем. В настоящее время существует множество методов учетов рабочего времени. Приведем ниже основные из них.
1) Хронометраж – измерение и наблюдение затрат рабочего времени на осуществление повторяющихся элементов операции или ее в целом. Используется для анализа труда, разработки и корректировки нормативов или для выявления причин отклонения от графика. Играет важную роль в деле научной организации управленческого труда. Он может быть непрерывным, выборочным (для слежения за отдельными элементами рабочего дня) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами путем объединения их в разной комбинации в группы) [7,202].
При подготовке к хронометражу исследуемую операцию исполнителя разделяют на элементы (комплексы приемов, действия, движения), устанавливают границы между ними с помощью резко выраженных моментов ее окончания и начала («фиксажными точками»), затем устанавливают количественно необходимое количество наблюдений.
Данные наблюдения фиксируются в специальном листе, а затем обрабатываются для исключения дефектных замеров и выявления средней продолжительности отдельных элементов операции. Такого рода знания помогают оптимизировать затраты времени и выявить точки отклонения.
2) В отличие от хронометража, упрощенные наблюдения, предполагают применение часов. После упрощенных наблюдений, в случае если отклонения превышают 10% от среднестатистического уровня, используется более точная методика под названием фотохронометраж.
3) Групповая или индивидуальная фотография рабочего времени происходит при помощи фиксирования абсолютно всех потерь полезного времени и затрат времени на протяжении дня (какой-либо его части). Оно проводится три-четыре раза в год в течение двух-трех недель. Для осуществления данной методики привлекаются специальные люди выполняющие функцию нормировщиков, мастеров и т.д.
Фотохронометраж осуществляется на плановой основе и устанавливает структуры затрат времени на протяжении рабочего дня или его части. Для данного метода требуется значительная подготовка и затраты труда, поэтому целесообразен только при больших масштабах исследований или их специальной направленности.
Впоследствии анализ может определить следующие факты: – удельный вес и величину полезных затрат времени, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь рабочего времени; – точную продолжительность технологического процесса; – время, необходимое для выполнения определенных операций (математических, технических и хозяйственных).
4) Также один из подвидов фотохронометража – это методика моментальных наблюдений. Она фиксирует то, чем исполнитель занимался в случайно выбранный момент времени. Является достаточно распространенным методом контроля рабочего времени у подчиненных руководителем.
5) Еще один подвид – это самофотографирование. Исполнитель самостоятельно фиксирует свои действия, и представляет отчет в конце рабочего дня. Самофотографирование экономично, но не дает точных результатов, а его данные трудно обрабатывать.
6) Шестой подвид измерения рабочего времени менеджера или рабочего представляет собой одну из форм самофотографирования. Затраты времени на работу фиксируются в дневнике в последовательности по которой они выполняются. Существуют следующие формы его ведения: карточная, книжная и реестровая.
7) Для анализа отдельных видов работ актуально будет проведение опросов, они могут быть устными и анкетными. Анкетные опросы более актуальны, так как исключают излишнюю субординацию в анонимной форме. В кадровом учете для измерения рабочего времени применяется табель учета, который ведется отдельно по всем категориям работников, и в зависимости от него исчисляется время, которое работники использовали вопреки регламенту рабочего времени.
Табель составляется за 2-3 дня до начала выплатного периода, исходя из табеля за предыдущий месяц, и заполняется только на основе соответствующих документов. В конце периода по нему определяется число выработанных дней. Заполненный табель в конце месяца сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы. Табелем учета может вестись на основе электронной отчетности, например, от турникетов, программное обеспечение которых позволяет высчитывать на какой период времени сотрудник задержался или опоздал [17,260].
Для выяснения тех видов деятельности, на которые не санкционированно тратится рабочее время, например телефонные разговоры, нерациональное распределение времени работы с сотрудниками, нерегламентированные визиты применяется диагностика времени. С ее помощью можно определить типы факторов, которые вызывают потери рабочего времени.
Можно осуществить анализ видов деятельности, которые не входят в должностные полномочия сотрудников, например работа с посетителями. Благодаря диагностике можно выявить процентное соотношение в рабочем графике таких видов деятельности как исполнительская, творческая, административная, формально-логическая. Благодаря такому анализу можно посмотреть распределение функциональных обязанностей в коллективе. При таком анализе необходимо иметь в виду, что при продвижении по карьерной лестнице у человека падает количество непосредственной специализированной работы. И растет время, затрачиваемое на административную, творческую и управленческую деятельность.
Исходя из вышесказанного, можно сказать, что выбор конкретного руководства по учету работы сотрудников должен проводиться исходя из поставленных задач и конкретной группы исполнителей.