Организация электронного архива на предприятии

Экспертиза ценности проводится аналогично с документацией на бумажных носителях с учетом таких признаков как подлинность, наличие цифровой подписи, возможность воспроизведения и обработки без применения специализированного программного обеспечения, возможность обеспечения временного хранения (более 10 лет);
На начальном этапе комплектование архива организации электронными документами производится их конвертирование в необходимый формат (для государственных и муниципальных хранилищ законодательно установлен формат PDF/A), включение ее в контейнер вместе с дополнительными файлами (приложениями, подписями, сертификатами, метаданными) и создание описи с указанием индекса дела в соответствии с номенклатурой дел, заголовка, крайних дат, количества листов.
Одной из отличительных особенностей цифровых хранилищ является возможность многопользовательского, а также удаленного доступа к информации.
Так доступ может быть реализован по сети Интернет с обязательной идентификацией пользователей в целях защиты информации.
К наиболее распространенным схемам доступа на данный момент можно отнести: обслуживание в читальном зале;
выполнение информационных запросов сотрудников; выдача копий на обособленных носителях по запросу; предоставление архивных экземпляров во временное пользование в структурные подразделения; доступ по локальной сети компании с разграничением прав.
Хранение электронных документов в архиве организации.
Среди основных проблем высокотехнологичного архивного хранения выделяют физический износ носителей, а также их устаревание, наравне с устареванием программного обеспечение и форматов данных. Одним из наиболее актуальных вопросов считается защита информации от несанкционированного доступа: копирования, использования, распространения без разрешения правообладателя.
Сохранность документов в электронном архиве организации «Правила организации хранения архивных документов», разработанные Министерством Культуры предполагают хранение двух идентичных экземпляров. В качестве носителя используется оптический диск однократной записи. Основной и рабочий экземпляры хранятся отдельно.
Для обеспечения сохранности информации еще на этапе разработки системы необходимо: обеспечить оптимальные условия хранения носителей; разработать рациональную схему их размещения в хранилище;
создать регламент регулярной проверки наличия объектов и состояния их хранения; обеспечить контроль состояний носителей;
установить периодичность создания резервных копий;
определить условия конвертирования в новые форматы и перезаписи на более современные носители.
Кроме того важно регулярно проводить проверку хранилища на присутствие вредоносных программ, которые не просто повреждают информацию но и зачастую являются свидетельством несанкционированного доступа. Учет электронных документов При хранении электронных документов в архиве организации учетной единицей считается дело.
Каждой единице присваивается учетный номер, который входит в состав архивного шифра. Некоторые учетные данные наносятся на вкладыш футляра цифрового носителя.