Исходящий документопоток включает информацию, выработанную в процессе работы аппарата управления с целью ее передачи (отправки) вышестоящим или нижестоящим структурам, неподчиненным учреждениям, гражданам. Этот поток образуют письма, организационные и распорядительные документы, инструкции и т.д. Основные этапы обработки исходящего документопотока приведены на рисунке 8.
Рисунок 8 – Основные этапы обработки исходящего документопотока)
Посредством внутреннего документопотока обеспечивается решение задач и реализация функций в пределах учреждения без направления информации за его пределы. Данную группу образуют организационные и распорядительные документы, инструкции внутреннего пользования, методики, служебные записки и другие документы. Стоит заметить, что в данный поток документов не включают письма, поскольку переписка между структурными подразделениями не разрешается (для этого существуют служебные и докладные записки, справки). Внутренний документопоток включают стадии обработки документов, наглядно представленные на рисунке 9. Здесь стоит отметить, что передача документов внутри учреждения осуществляется через лиц, которые назначены ответственными за документационное обеспечение данного подразделения. Внутренние документы могут применяться в информационно-справочной работе в течение 1-3 лет)
исполнение документов
контроль за исполнением документов и поручений
регистрация изданных отправляемых и внутренних документов, формирование справочно-информационного банка данных по документам
отправка документов, передача внутренних документов на рассмотрение и исполнение
систематизация исполненных документов
Стадии обработки внутреннего документопотока
оформление, формирование и хранение дел
передача дел в архив
уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
