Организация бухгалтерского учёта наличных финансовых средств в кассе организации

Хранение в кассе, не принадлежащих предприятию, денежных средств и иных ценностей, запрещено. Все денежные средства надлежит хранить в несгораемых сейфах или металлических шкафах. Ключи от них должны хранятся у кассира и у руководителя, в опечатанном виде. При приеме на работу кассира, руководитель должен его ознакомить с порядком ведения кассовых операций и в обязательном порядке заключить с ним договор о полной материальной ответственности.
Лимит остатка кассы — это денежные средства, которые хранятся в кассе предприятия в течение ночи.
Он рассчитывается организацией самостоятельно, исходя из ежедневных объемов поступлений и выдачи наличных средств.
Индивидуальные предпринимателя и юридические лица, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, могут не устанавливать кассовый лимит, записав это в учетной политике.
Для учета наличных денежных средств в кассе существуют 3 вида документов:
Первичные документы:
приходный кассовый ордер;
баланс строгой отчетности;
расходный кассовый ордер, его подписывает главный бухгалтер и директор фирмы. Непременно прописываются паспортные данные человека, которому выдаются денежные средства.
Регистр аналитического учета к нему относится кассовая книга. Стоит отметить что индивидуальные предприниматели в праве не вести кассовую книгу.
Регистр синтетического учета:
журнал ордер №1, который предназначен для учета денежных средств, выданных из кассы за месяц;
ведомость №1, которая предназначена для учета поступивших денежных средств в кассу за месяц.
Учет денежных средств в кассе предприятия осуществляется на балансовом активном счете 50 «Касса организации». К операциям, учитываемым на счете 50, относятся прием, хранение и выдача наличных и денежных документов, таких как бланки строгой отчетности или талоны на бензин.
К синтетическому счету 50 для учета операций по видам открывают аналитические субсчета:
50.01 — касса организации в рублях;
50.02 — учет денежных средств и документов в билетных и кассах;
50.03 — учет денежных документов;
50.04 — касса платежного агента;
50.21 — касса организации в валюте;
50.23 — учет денежных документов в валюте.
Учет движения ценностей по кассе предприятия разрешается вести с использованием электронных ордеров, но для этого кассир должен иметь квалифицированную электронную подпись. Приняв деньги, кассир может не распечатывать приходный кассовый ордер, а направить квитанцию к ПКО, подписанную цифровой подписью, на электронную почту вносителя.
Расходный ордер (РКО) можно не распечатывать в том случае, если он подписан двумя цифровыми подписями — кассира и получателя наличных.
Если в организации есть касса, бухучет осуществляется на основании ПКО и РКО. При наличии обособленных подразделений в каждом открывается кассовая книга. Копия ее ежедневно передается в головной офис.
Наиболее типичные проводки по кассовым операциям:
Д 50.01 К 51 — сняты наличные с расчетного счета;
Д 50.01 К 90 — поступила розничная выручка;
Д 50.01 К 62 — получен аванс от покупателя;
Д 50 К 71 — возврат средств подотчетным лицом;
Д 50.01 К 73 — возврат займа работников;
Д 50.01 К 75 — взнос учредителя;
Д 50.04 К 76.09 — прием платежей населения в кассу платежного агента;
Д 51 К 50 — внесены наличные на расчетный счет;
Д 57 К 50 — инкассация наличной выручки через банковский терминал;
Д 70 К 50 — выдана заработная плата работникам;
Д 73 К 50 — выплачена материальная помощь работнику;
Д 71 К 50 — выданы деньги подотчетному лицу;
Д 94 К 50 — отражена недостача денежных средств в кассе
Ответственным за учет наличных денежных средств в кассе является кассир, с которым при приеме на работу или возложении обязанностей по ведению кассы предприятия подписывается договор о полной единоличной финансовой ответственности.
Кассир при завершении рабочего дня обязан сверить остаток наличных средств в кассе с остатком по кассовой книге, который не должен быть больше установленного лимита.
В бухгалтерском учете информация об увеличении или уменьшении размера наличных в кассе предприятия отражается на счете 50.
По дебету этого счета учитывается поступление наличных в кассу, а по кредиту их расходование.
Для приема денег от населения или других юридических лиц и ИП должна использоваться ККМ (контрольно-кассовая машина). За игнорирование данного требования предусмотрены штрафные санкции.
В целях контроля за движением наличности установлен максимальный размер для расчетов наличными, который равен 100 тысяч рублей в рамках одного договора.
Синтетический учет наличия денег ведется в главной книге. Аналитический учет отражает сведения по каждому кассиру в отдельности. В конце месяца подсчитывается остаток — сальдо.
Ведение учета операций по кассе, работу с наличностью и контроль над приходом и расходом денег в кассе не обходимо доверять только проверенным специалистам.