Оптимизация принятия управленческих решений на различных этапах реализации проектов.

Для начала раскроем само понятия оптимизации управленческого решения. Оптимизацией можно назвать выбор самого эффективного, по мнению руководителя, решения. Этот выбор осуществляется на усмотрение руководителя и может включать в себя качественные и количественные показатели. В данном случае, основной причиной выбора является интуиция и опыт, приобретенный руководителем в процессе работы.
Определимся, на чем может быть основан этот выбор. Оптимизация может быть направлена не только на организацию, но и отдельные ее элементы.
Например, в фирме три отдела и каждый выполняет свою функцию. В связи с кризисом возникает необходимость снизить расходы. Таким образом, чтобы не увольнять сотрудников, руководитель приминает решение объединить два отдела и совместить функции работников. Предположим, что решение было оптимальным. Это означает, что через некоторое время ситуация стабилизируется и работники могут вернуться на прежние места. Или это решение покажет, что совмещенный отдел вполне справляется с работой. В любом случае, такое решение руководителя будет оптимальным для сложившейся ситуации.
Основные критерии управленческого решения с позиции оптимальности:
минимальная рисковая активность;
сниженные ресурсные затраты на реализацию решения;
оптимальные достижения по соотношению параметров цена – качество;
оптимальный психологический эффект;
высокий моральный мотивирующий эффект.
Приведем пример. Фирма занимается продажей продуктов, но руководитель хочет продавать еще и другие товары и не знает, с чего начать. Таким образом, он может выбрать любые товары непродовольственной группы, хозтовары. Процесс продажи похож на продажу продуктов, можно сказать, повторяет его.
Из этого примера видно, что руководитель воспользовался имеющимся опытом и расширил сферу деятельности своего магазина, но направление деятельности почти не изменилось. Хотя руководитель мог продавать что угодно, изучив потребности рынка и особенности продаж. Скорее всего, руководитель принял такое решение потому, что пошел по пути наименьшего сопротивления и затрат.
Оптимальным считается то решение, которое не только принесет пользу предприятию, но и выведет его на новый уровень развития. Руководителю сложно принимать оптимальные решения, поскольку много критериев оценки и не всегда есть возможность рассмотреть их все. Чаще всего, в поиске оптимального решения для бизнеса, менеджер отказывается от части критериев качества и оптимальности, принимая любое решение. Такой вариант возможен лишь в крайних случаях, когда второй и последующие варианты еще хуже первого.
Принимая решение, необходимо оценивать возможности предприятия и объем имеющихся ресурсов. Возможно, оптимальное решение не будет реализовано по причине того, что не хватает ресурсов.
Для оценки эффективности управления проектами, т.е. эффективности управленческих решений на каждом этапе реализации проекта, следует принимать во внимание систему критериев. Оценка эффективности включает определение, выбор данных критериев для оценки системы по определенным качествам. Набор таких критериев напрямую зависит от рынка деятельности компании, и её индивидуальных характеристик. Критерии можно разделить на две основные группы: качественные и количественные. Следует рассмотреть обе группы оценки эффективности управления проектами детально.
Качественная оценка эффективности управления проектом Основным методом качественной оценки эффективности управления проектами является экспертная оценка Критических факторов успеха. Выполнение таких факторов необходимо для достижения целей проекта. Критерии оценки эффективности по проектам разделяются на три основные группы:
Первая группа. Увеличение эффективности работы по утвержденным параметрам (улучшение качества произведенного товара, достижение задач проекта и т.д.)
Вторая группа. Количественные показатели, которые позволяют косвенно дать оценку работе (наличие ошибок в работе сотрудников, количество обработанных ими запросов и т.д.)
Третья группа. Выполнение определенных целей (интерпретация отчетной информации, консультационная поддержка, организация анализа собранной информации и прочее).
Количественная оценка эффективности управления проектом может быть осуществлена посредством сравнительного анализа изменения каких-либо характеристик:
отклонения в бюджете, утвержденном на определенный проект;
отклонение в выполнении работ или в расписании;
число неразрешенных трудностей и проблем;
избавление от недостатков, которые были обнаружены во время проверки качества проекта;
полная укомплектованность проектной группы.
Целям количественного анализа эффективности служит метод Системы Сбалансированных Показателей или Balanced Scorecard. В соответствии с данным методом компанию следует рассматривать с четырех точек зрения:
с её финансового состояния (финансовые показатели компании);
с точки зрения её занимаемой позиции на рынке (доля, занимаемая на рынке, общее количество клиентов и прочее);
с точки зрения бизнес-процессов внутри компании (их эффективности и т.д.);
с точки зрения управления персоналом (их развития, обучение и прочее).
Для каждой цели, установленной компанией, определяются Ключевые Показатели Эффективности (КПД) или Key Performance Indicators (KPI). Такие показатели являются измерением достижения цели.