Определение понятия «исходящие (отправляемые) документы». Обща организация работы с исходящими документами.

Если документ не удается согласовать в установленные сроки, разработчик документа обязан заблаговременно информировать об этом заинтересованные стороны в письменной форме. В этом случае, как правило, кратко указывается содержание основных разногласий, возникших при согласовании проекта, а также мотивы непринятия поступивших в ходе согласования предложений. Получатели извещаются о новых сроках согласования проекта документа. Ответственному за разработку документа, представляется письменный доклад по перечисленным выше вопросам.
Количество согласований должно быть минимальным и определяться реальной деловой необходимостью.
Согласованный проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием и возникшими при его составлении, передается руководителю для подписания.
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В таком случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями, и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала и до конца.
Руководитель учреждения подписывает наиболее важные исходящие документы, относящиеся к сфере деятельности учреждения в целом.
Документы, не требующие подписи руководителя, подписывают заместители руководителя и руководители структурных подразделений. Демократизация процесса управления требует снижения уровня подписания документов и предоставления этого права основным специалистам в рамках их должностей и профессиональной компетенции.
На этап «Регистрация и тиражирование документов» после подписания отправляемые документы передаются в документационную службу для регистрации (учета и включения в справочно-информационную систему).
Перед регистрацией сотрудник документационной службы проверяет:
правильность оформления документа;
наличие подписи необходимого уровня;
наличие виз (при необходимости);
наличие приложений, указанных в основном документе;
соответствие данных о приложениях, указанных в основном документе и непосредственно на самих приложениях.
Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются специалисту.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
порядковый номер документа, включающий номер дела;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Регистрационный номер (см.Рис.3) инициативного отправляемого документа (письма, заключения, отчета и др.) строится так же, как и индекс поступившего документа, однако может дополнительно содержать индекс подразделения, в котором готовился документ.