Обеспечение сохранности архивных документов

Архив должен размещаться в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания; не допускается размещение архива в подвальных и чердачных помещениях. Хранилища архивных документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах Архивохранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход.
Учитывая, что в основе обеспечения сохранности документов лежит материально-техническая база архива: помещения, оборудование, условия и средства хранения документов, отметим, что, на практике, «состав помещений архива организации определяется в зависимости от объема фондов, наличия документов на различных носителях, активности использования, количества его работников».
В архивохранилищах документы должны располагаться в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск. Архивные документы должны использоваться с учетом их физического состояния – дела с ветхими и разрушенными документами, а также дела, выделенные на специальную обработку, использованию не подлежат.
Поддержание архивных документов в нормальном физическом состоянии, т.е. обеспечение физико-химической сохранности документов, предполагает «разработку, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов».
Таким образом, обеспечение сохранности архивных документов это комплекс взаимосвязанных организационных, научно-методических и технических мероприятий, гарантирующих сохранность документов на всех стадиях работы с ними, учитывающих практически все аспекты, от устройства хранилищ, до правил использования документов. Современная система мер по обеспечению сохранности документов архива, базируется на единых принципах и требованиях, установленных действующими нормативными и методическими документами, опирается на системный научный подход, сочетая на практике, традиционные, строго регламентированные подходы и определенные методики, с новыми, нестандартными решениями.