Обеспечение сохранности архивных документов и архивной документной информации в современном мире

Перемещение документов в хранилище осуществляется с целью рационального использования площади. Для перемещения в хранилищах и рабочих помещениях используются тележки. Аудио, видео и графические на бумажных носителях и широкоформатные документы перемещаются только в тех средствах хранения, в которых они хранились на стеллажах.
Перемещение документов между этажами осуществляется с помощью лифтов. Документы в папках, коробках укладываются на тележку и на ней перемещаются на другой этаж.
В хранилищах большой протяженности используют электротранспортеры. На ленту укладываются документы в упаковках и перемещаются по хранилищу на необходимое расстояние.
Во время транспортирования документов за границами хранилища обеспечивается их охрана и защита от влияния вредных факторов окружающей среды – пыли, влаги, света и механических повреждений.
Перевозка документов в пределах города осуществляется в закрытых автомашинах в сопровождении сотрудника архива. Транспортирование документов на дальние расстояния осуществляется в упакованном виде в закрытых чистых средствах.
Дела длительного и постоянного хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в правилах работы архивов организаций.
Единицей хранения является один или несколько физически разделенных однородных носителей информации, которые хранятся вместе, в отдельной упаковке (сброшюрованном томе, папке, конверте, футляре).
Оперативные средства хранения документов со специальными носителями:
– рулон кинопленки или магнитной ленты – кинодокументов;
– рулон магнитной ленты, кассета, диск – для видеодокументов;
– рулон магнитной или бумажной ленты, грампластинка, валик, диск – для фонодокументов;
– магнитная лента, диск, дискета – для электронных документов.
Хранилища для архивных документов оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В хранилище с нормативным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей.
Сегодня в архивах, где находятся дела на бумажной основе используют передвижные мобильные стеллажи, которые предназначены для документации и книг.
Передвижные стеллажи являются оптимальным  решением при большом количестве хранимой документации и нехватке площадей.
Картотечные шкафы предназначены для систематизации и удобного хранения документации в вертикальном положении в папках или без них. Внутренние размеры ящиков картотек позволяют хранить документы большего формата, чем А4, например А3, но в горизонтальном положении, часто устанавливаются необходимые шкафы с выдвижными ящиками большего размера под чертежи или другую документацию.
Настольные картотеки предназначены для учетных картотек постоянного хранения с размещением их на рабочем столе. Существуют однорядные и многорядные картотеки с крышками или без.
Контроль за температурно-влажностным режимом осуществляют при помощи контрольно-измерительных приборов в хранилище (психометра, гигрометра). Контроль за режимом поручают одному из сотрудников, который должен в одно и то же время дня фиксировать показания термометра и психометра в журнале учета температурно-влажностного режима в архиве.
Нормализация температуры и влажности в помещении архива осуществляется при помощи систем кондиционирования, вентилирования, осушения воздуха, отопительных приборов.
Санитарно-гигиенический режим предусматривает проветривание хранилища, обеспыливание документов, влажную уборку.
Охрана архивных документов осуществляется путем ограничения доступа к архивохранилищу. Дверь должна опечатываться и запираться на ключ. Ключ от двери должен находится только у ответственных за архив.
Охранная и пожарная сигнализации должны быть установлены в помещении архива.