Номенклатура дел, её значение и применение в делопроизводстве

Номенклатура дел Организации, согласованная руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и после утверждения экспертной комиссией (или экспертным советом) организации направляется на согласование с экспертной комиссией соответствующего архивного учреждения или вышестоящего архива и затем утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения организации получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе [7].
Номенклатура дел организации на новый календарный год составляется в последнем квартале года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года [9].
Номенклатура дел должна согласовываться с архивными учреждениями не реже одного раза в 5 лет. В случае радикального изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, формируемых в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться нормативными актами и различными методическими рекомендациями:
1) ведомственный и Типовой перечень документов с указанием сроков их хранения;
2) описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
3) Положения об отделах организации (структурных подразделениях);
4) штатным расписанием организации;
5) регламентом работы организации;
6) Уставом;
7)сводной номенклатурой дел;
8) номенклатура дел предыдущего года и другое[9].
Рассмотрев вопросы понятия и назначения номенклатуры дел, а также ее видов, можно сделать следующие выводы:
1) номенклатура дел –– это систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
2) номенклатура дел:
предназначен для систематизации документов;
содержит информацию о сроке хранения документа;
исправлена индексация обращений;
имеет опорное значение;
является основой для составления описей дел;
используется для учета случаев временного хранения;
он может быть использован в качестве схемы построения справочной картотеки для исполняемых документов.