Методология построения системы документооборота в ООО «Мастер Стекла»

Выбор системы документооборота для предприятия ООО “Мастер Стекла” выпал на “1C: Управление документами”, так как эта система одна из самых надежных и популярных. Ниже будет представлен обзор системы и краткое описание, а также преимущества данной системы. В конце будет представлен анализ и сравнение выбранной СЭД и других систем.
«1С: Управление документами 8» не имеет отраслевых характеристик и может эффективно использоваться как на государственных, так и на коммерческих предприятиях, а также в распределенной структуре холдинга с большим количеством пользователей или небольшим предприятием. Программа может быть легко настроена и адаптирована к специфике организации. Программное обеспечение 1С: Документ Менеджмент 8, разработанное на новой технологической платформе 1С: Предприятие 8.2, является преемником программного продукта 1С: Архив 3, который используется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, которым более 10 лет. и требуют автоматизации рабочего процесса.
Краткое описание системы:
«1С: Управление документами 8» позволяет реализовать следующие функции:
1. оптимизировать работу сотрудников с документами, исключить возможность потери версий или скрытых фрагментов во время работы;
2. Сокращение времени, необходимого для поиска информации и общего времени коллективной обработки документов;
3. улучшение качества готового материала (проекты, документация и т. Д.)
Программа работает на платформе 1С: Предприятие 8 и выполняет следующие операции:
1. хранение любых документов;
2. ограничение прав доступа к документам;
3. сотрудничество с документами;
4. хранение и контроль версий;
5. выдача и контроль заказов;
6. ответственность;
7. Работа с системой осуществляется через веб-браузер.
Задачи, которые необходимо решить:
Система позволяет работать с документами любого типа. Для просмотра и редактирования документов используйте приложения, доступные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются непосредственно в 1С: Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений:
1. Структура перегородок. Все документы хранятся в стандартном разделе с правами доступа.
2. Право доступа. Возможность установки разных уровней доступа для пользователей и групп пользователей к разделу, документам и назначению.
3. Автоматическое хранение версий. При обновлении документов в хранилище документов автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Вы можете просмотреть список версий, удалить ненужные версии или изменить версию активной (текущей) версии прямо с карточки документа.
4. Поиск текста. Обеспечивает полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, обзоры, инструкции) по всем полям, включая содержимое документов.
5. Просмотр документов. Пользователи могут просматривать документы, сохраняя при этом дополнительную возможность просмотра от имени другого человека. Список обзоров можно посмотреть прямо с карточки документа.
1. Дополнительная собственность. Дополнительные свойства не указаны на карте. Например, «документ», «корреспондент», «место хранения» и т. Д.
2. Результаты инструкции. Вы можете предоставить ссылки на документы или другие инструкции):
2.1. текст заказа;
2.2. описание;
2.3. подрядчик;
2.4. период мониторинга.
2.5. Коммерческий процесс. Следующие бизнес-процессы (для каждого из этих бизнес-процессов может применяться один или несколько документов), что позволяет назначать заказы не только конкретным сотрудникам, но и групповым пользователям.
3. Заказ с надзором после исполнения заказа решает, считать ли его исполнителем или вернуть его на доработку.
4. Координационные документы, прилагаемые к такому бизнес-процессу, представляются в соответствии с согласованными респондентами (пользователями).
5. Обход — этот бизнес-процесс может использоваться для организации последовательного обхода пользователей по списку. Для каждого пользователя вы можете указать свой заказ и время.
«1С: Управление документами 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа эффективности дисциплин:
1. централизованное безопасное хранение документов,
2. быстрый доступ к документу с правами пользователя,
3. регистрация входящих и исходящих документов,
4. просмотр и редактирование документов,
5. контроль версий документов,
6. полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
7. Система проектирования документов, архивов, приложений и других документов, офисных документов, текстовых, графических, аудио и видео файлов.
8. коллективная работа пользователей с возможностью согласования, согласования и контроля документов,
9. маршрутизация документов, настроенная для каждого типа документа отдельно,
10. автоматическая загрузка документов,
11. учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Бухгалтерский учет документов осуществляется в разрезе видов документов в соответствии с положениями о документообороте предприятия. Принципы бухгалтерского учета, исходные и внутренние документы полностью соответствуют действующим нормам и правилам
1. ГОСТ Р 6.30-2003
2. ГОСТ Р 51141-98,
3. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»,
4. Требования ГДСО,
5. Типовые инструкции по оформлению документов в федеральных органах исполнительной власти.
Рисунок 2. Схема работы СЭД