В качестве основных показателей возможного ущерба от проявления факторов опасности архивных документов целесообразно рассматривать: площадь возможного действия, масштаб возможных утрат (архивов, фондов, дел, документов), ценность утраченных документов, удаленность от средств нейтрализации, время проявления и другие.
На основе предлагаемого принципа можно сделать вывод о том, что архивохранилища представляют собой наивысшую зону риска по масштабам возможных утрат.
Читальные, выставочные залы, линии перевозок, реставрационные и другие места временного размещения архивных документов – зоны наибольшего риска для уникальных, особо ценных, наиболее информативных документов.
Таким образом, обеспечение сохранности архивных документов и документной информации является достаточно сложным и многогранным процессом, базирующимся на определенных принципах.
1.2 Нормативно-правовое регулирование процесса обеспечения сохранности архивных документов и архивной документной информации
В современных условиях эффективность любого процесса, в том числе обеспечения сохранности архивных документов зависит от качества его формализации и регламентации, которые предполагают подготовку законодательных, нормативных, организационно-распорядительных и информационно-справочных (методических) документов, формирующих алгоритм исполнения, результаты процесса и способы его контроля и управления.
В связи с этим необходимо отметить, что общие и специфические аспекты обеспечения сохранности документов отражены в федеральных законах, нормативных документах Министерства культуры Российской Федерации, исследованиях и методических рекомендациях ВНИИДАД.
Так, в рамках Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» определено, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.
Особо стоит обратить внимание на то, что данный закон запрещает осуществлять уничтожение документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации запрещается.
Кроме того, применительно к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, рассматриваемым законодательным актом устанавливается особый режим учета, хранения и использования, а также организуется создание страховых копий документов указанных категорий.
Таким образом, в данном законе определена обязательность сохранения и обеспечения сохранности документов архивного фонда для всех источников его формирования.
Более детально процесс обеспечения сохранности архивных документов представлен в Правилах, регламентирующих работу архивов.
Так, в рассматриваемом документе достаточно подробно раскрыты основные направления обеспечения сохранности, к которым относятся:
обеспечение соблюдения нормативных режимов и условий хранения (температурно-влажностного, санитарно-гигиенического, охранного);
соблюдение требований к зданиям архивов и помещениям архивохранилищ;
правило поведения в архивохранилищах;
порядок проведения и основное содержание процесса учета архивных документов.
Кроме того, в указанном документе учтена специфика носителей различных видов. Отдельно определены требования к обеспечению сохранности для документов на бумажных, магнитных и иных носителях, а также таких специфических документов как кинофотофонодокументы.
Особое значение для формирования детального описания процесса обеспечения сохранности архивных документов имеют научные разработки и методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.
Так, среди указанных разработок целесообразно выделить Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов на бумажной основе и рекомендации по работе с электронными документами.
В данных документах представлены основные алгоритмы, процедуры и требования, предъявляемые к обеспечению сохранности документов различных видов, зафиксированных на разных типах носителей.
В связи с этим процедура обеспечения сохранности достаточно регламентирована нормативными и методическими документами. Однако, задачи, проблемы и специфика данного процесса существенно отличается для бумажных, электронных и технотронных документов, что будет рассмотрено в следующей главе.
Таким образом, необходимо отметить следующее:
– обеспечение сохранности архивных документов и документной информации является достаточно сложным и многогранным процессом, базирующимся на определенных принципах;
– под обеспечением сохранности архивных документов понимается комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов;
– в качестве основных принципов обеспечения сохранности архивных документов и документной информации целесообразно рассматривать принцип соблюдения правил, определенных действующими нормативными и методическими документами, а также принцип применения дифференцированного подхода к реализации рассматриваемого процесса;
– общие и специфические аспекты обеспечения сохранности документов отражены в федеральных законах, нормативных документах Министерства культуры Российской Федерации, исследованиях и методических рекомендациях ВНИИДАД;
– процедура обеспечения сохранности достаточно регламентирована нормативными и методическими документами. Однако, задачи, проблемы и специфика данного процесса существенно отличается для бумажных, электронных и технотронных документов.
