Месячное бюджетирование

1. Составление начально баланса

Для разработки системы необходимо вначале определить состояние компании на начало месяца, то есть составить баланс. Поскольку данные планируются в середине текущего месяца на следующий, баланс на начало бюджетного месяца тоже будет прогнозным. Он составляется на основании предыдущего баланса, а также по данным бюджета на текущий месяц и промежуточным итогам. Баланс компании приведен в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Начальный баланс компании

2. Составление бюджета продаж

Бюджет продаж целесообразно составить по ассортименту и по клиентам. Вначале на основании договоров и планов покупателей планируются продажи в ассортименте по каждому клиенту, которые в дальнейшем сводятся в бюджет по ассортименту и по клиентам. Бюджет по ассортименту необходим для планирования производства, бюджет по клиентам используется для планирования денежных потоков.

Данные для бюджета продаж планируются на основании:

– годового бюджета продаж – ориентировочная сумма, на которую нужно продать;

– объем продаж предшествующих периодов – определение товаров, пользовавшихся спросом в предшествующие месяцы;

– производственные мощности – определение ограничений по производственным мощностям и планирование максимального их использования;

– анализ рынка, работа с клиентами – определение потребностей клиентов в будущем месяце;

– анализ конкурентов – определение сегментов рынка и видов продукции, по которым существует опасность снижения продаж из-за конкурентной борьбы;

– ценовая политика, система скидок – установление факторов, от которых будет зависеть цена товаров;

– относительная прибыльность продукции – определение выгодности реализации отдельных видов продукции, при планировании акцент на более прибыльные товары;

– сезонные колебания спроса.

Представим исходные данные для формирования месячного бюджета в следующей таблице.

Таблица 1.2. Исходные данные для бюджета продаж.

Для рассматриваемого примера бюджет продаж по ассортименту приведен в таблице 1.3.

Таблица 1.3. Бюджет продаж по ассортименту

В данном бюджете средняя цена с НДС и объем продаж в натуральном выражении просто переносятся из исходных данных.

Объем продаж в денежном выражении рассчитывается умножением цены на объем продаж в единицах.

Пример: 250 000 * 9,60 = 2 400 000 (руб.).

В бюджете продаж по клиентам, кроме суммы продажи и прихода денег, необходимо учесть дебиторскую задолженность и предоплату на начало месяца из таблицы 1.1. Бюджет продаж по клиентам приведен в таблице 1.4.

Таблица 1.4. Бюджет продаж по клиентам

Объем продаж в денежном выражении равен сумме произведений прогнозных продаж в единицах на среднюю цену продаж с НДС.

62 500 * 9,60 + 125 000 * 13,2 = 2 250 000 (руб.)

Итого к получению рассчитывается как сумма дебиторской задолженности и продаж бюджетного месяца за вычетом предоплаты на начало месяца.

380 000 + 2 250 000 = 1 630 000 (руб.)

Оплата в бюджетном месяце переносится из исходных данных. Если оплата в бюджетном месяце превышает сумму к получению, разница заносится в столбец «Сделанная предоплата». Если планируемая оплата меньше, чем сумма к получению, разница заносится в столбец «Дебиторская задолженность на конец месяца».

2 630 000 – 1 500 000 = 1 130 000 (руб.)

Изменение дебиторской задолженности и предоплаты рассчитывается для последующего составления бюджета движения денежных средств косвенным методом. Рост дебиторской задолженности приводит к уменьшению денежных средств, поэтому изменение рассчитывается как разница задолженности на начало и конец месяца. Рост предоплаты, наоборот, приводит к увеличению денежных средств, поэтому изменение рассчитывается как разница предоплаты на конец и начало месяца.

380 000 – 1 130 000 = – 750 000 (руб.)

Рассчитываем НДС:

2 250 000 * 20 / 120 = 375 000 (руб.).

2. Бюджет затрат на доставку товаров клиентам

В данном бюджете сумма транспортных затрат планируется на основании объема продаж по каждому клиенту и среднего процента затрат на доставку. Если независимо от объема продаж клиенту товар доставляется с определенной периодичностью, затраты оцениваются исходя из планируемого количества рейсов за период. В данном примере затраты на доставку до клиента рассчитываются исходя из фиксированной периодичности поставок: 2 раза в месяц клиенту А, 4 раза клиенту Б и 2 раза клиенту В. Средняя цена одного рейса с НДС до клиента А составляет 4 000 руб., до клиента Б – 5 000 руб., до клиента В – 6 000 руб. в бюджетном месяце планируется оплатить 13 000 руб. транспортной компании за доставку товара клиенту А, 27 000 руб. – за доставку клиенту Б, 20 000 руб. – за доставку клиенту В. Форма бюджета приведена в таблице 1.5.

Таблица 1.5. Бюджет затрат на доставку до клиентов

3. Бюджет производства

В этом бюджете рассчитывается планируемый объем производства исходя из бюджета продаж и остатков продукции на начало и конец периода. План выпуска продукции для рассматриваемого примера приведен в таблице 1.6.

Таблица 1.6. План выпуска продукции

Расчет планируемого объема производства:

250 000 + 7 500 – 6 000 = 251 500 (ед.)

Остаток на начало месяца берется из начального баланса, остаток на конец определяется либо на основании ожиданий менеджеров, либо рассчитывается от средней оборачиваемости товаров на складе.

4. Бюджет закупок сырья

На основании плана выпуска продукции составляется бюджет закупок сырья. Для данного бюджета необходимо спланировать следующие исходные данные:

– нормы расхода сырья на производство единицы продукции;

– запасы на начало и конец периода;

– средняя цена материалов с НДС.

Исходные данные приведены в таблице 1.7.

Таблица 1.7. Нормы расхода, средняя цена сырья и запасы на конец месяца

Запасы сырья на начало периода попадают в расчет из начального баланса, запасы на конец периода планируются с целью обеспечить бесперебойный процесс производства на случай сбоя в поставках или незапланированного заказа.

Бюджет закупок сырья представлен в таблице 1.8.

Таблица 1.8. Бюджет закупок сырья

Количество сырья за период рассчитывается как произведение планируемого объема производства продукта на норму расхода сырья на единицу.

578 450 + 826 100 = 1 404 550 (ед.)

Общая потребность в сырье – это сумма количества сырья за период и планируемых запасов сырья на конец периода.

8 000 + 1 404 550 = 1 412 550 (ед.)

Для определения количества закупаемого сырья из общей потребности в сырье необходимо вычесть запасы на начало периода.

1 412 550 – 10 000 = 1 402 550 (ед.)

Рассчитываем НДС в сумме закупки:

841 530 * 20 / 120 = 140 255 (руб.).

Запасы материалов на начало периода переносятся из начального баланса, запасы на конец периода рассчитываются как произведение планируемых запасов на конец периода в натуральном выражении на среднюю цену без НДС.

8 000 * 0,6 / 120 * 100 = 4 000 (руб.)

Изменение остатков рассчитывается как разница остатков на начало и конец месяца:

5 000 – 4 000 = 1 000 (руб.).

После определения общей суммы закупки материалов необходимо спланировать взаимоотношения с поставщиками в бюджете закупок по поставщикам. В данном бюджете необходимо спланировать оплату поставщикам за закупочный товар с учетом кредиторской задолженности и предоплаты на начало месяца, которая попадает в расчет из начального баланса. Форма данного бюджета приведена в таблице 1.9.

Таблица 1.9. Бюджет закупок по поставщикам

Столбец «Итого к оплате» планируется как сумма кредиторской задолженности и объема закупок за вычетом предоплаты на начало месяца.

650 000 + 1 002 675 = 1 652 675 (руб.)

Оплата в бюджетном месяце планируется отделом снабжения на основании договоров с поставщиками. Кредиторская на конец месяца возникает, если сумма к оплате больше, чем оплата в бюджетном месяце.

1 652 675 – 1 000 000 = 652 675 (руб.)

Изменение кредиторской задолженности и предоплаты рассчитывается для построения бюджета движения денежных средств косвенным методом и определяется как разница кредиторской на конец и начало месяца и разница предоплаты на начало и конец месяца.

652 675 – 650 000 = 2 675 (руб.)

НДС рассчитывается исходя из суммы закупок.

5. Бюджет оплаты труда

Данный бюджет составляется исходя из принятой на предприятии системы оплаты труда. Как правило, он состоит из двух частей – план оплаты труда основного персонала и административно-управленческого персонала. Рассмотрим простейшую схему сдельной формы оплаты труда основных рабочих и менеджеров по продажам и систему окладов для вспомогательного и административного персонала.

Переменная часть оплаты труда основных работников планируется исходя из норматива 0,54 руб. на единицу продукции А и 0,59 руб. на единицу продукции Б. Постоянная часть оплаты труда основного персонала рассчитывается на основании штатного расписания и составляет 50 000 руб. Ставка начислений на зарплату составляет 34,6%. Бюджет оплаты труда основного производства приведен в таблице 1.10.

Таблица 1.10. Бюджет оплаты труда основного персонала

Переменные затраты на оплату труда рассчитываются умножением нормы трудозатрат на объем производства.

251 500 * 0,54 = 135 810 (руб.)

Постоянная зарплата планируется для компании в целом и разделяется по видам продукции пропорционально переменной зарплате. Начисления на оплату труда рассчитываются исходя из суммарных затрат на оплату труда и ставки начислений.

154 826 * 34,6% = 53 570 (руб.)

Зарплата административно-управленческого персонала также разделяется на переменную и постоянную части. Переменную составляют комиссионные менеджеров по продажам в размере 3% от суммы проданных товаров с НДС. План оплаты труда АУП приведен в таблице 1.11.

Таблица 1.11. Бюджет оплаты труда АУП

Сводный бюджет оплаты труда приведен в таблице 1.12.

Таблица 1.12. Сводный бюджет оплаты труда

Задолженность на начало месяца переносится из начального баланса, начисления в планируемом месяце сводятся из таблиц 1.11 и 1.12:

140 945 + 90 133 = 231 178 (руб.)

Оплата в бюджетном месяце планируется исходя из отсрочки выплаты зарплаты и начислений на один месяц. В бюджетном месяце погашается только задолженность на начало месяца. Зарплата с начислениями бюджетного месяца переходит в задолженность на конец месяца.

1 247 855 – 580 000 = 667 855 (руб.).

6. Бюджет производственных накладных затрат

Этот бюджет представляет собой количественное выражение планов относительно всех затрат компании, связанных с производством продукции, за исключением прямых затрат на материалы и оплату труда. Как и в годовом бюджете, планирование накладных производственных затрат на месяц целесообразно составлять с использованием агрегированных финансовых показателей с уточнениями до статей. Постоянные затраты также целесообразно планировать по статьям.

В нашем примере для упрощения и наглядности расчетов ставка переменных затрат запланирована одним значением и составляет 0,5 руб. на единицу продукции А и 0,4 руб. на единицу продукции Б. Планируемые постоянные накладные затраты приведены в таблице 1.13.

Таблица 1.13. Постоянные накладные расходы

Статьи затрат в таблице запланированы без НДС. Расчет НДС производится отдельно и связан с тем, какая часть накладных затрат «приходит со стороны».

Бюджет производственных накладных затрат для рассматриваемого примера приведен в таблице 1.14.

Таблица 1.14. Бюджет производственных накладных затрат

Сумма постоянных затрат распределяется по продуктам пропорционально переменным затратам на оплату труда основного персонала. В итоговой сумме накладных затрат не учитывается НДС, поскольку данное значение попадает в прогнозный отчет о прибыли, в котором все суммы должны учитываться без НДС.

125 750 + 213 584 = 339 334 (руб.)

Оплата накладных затрат рассчитывается как сумма всех статей затрат и НДС за вычетом амортизации, поскольку она является не денежной статьей затрат.

687 950 + 70 000 = 757 950 (руб.)

7. Бюджет себестоимости реализованной продукции

На основании данных бюджетов закупок сырья, оплаты труда основного персонала и накладных производственных затрат составляем бюджет себестоимости реализованной продукции, который представлен в таблице 1.15.

Таблица 1.15. Бюджет себестоимости реализованной продукции.

Себестоимость продукции состоит из стоимости сырья, зарплаты основного персонала и производственных накладных затрат.

Сырье на единицу продукции рассчитывается как сумма произведений норм расхода и цены сырья.

При этом, если цена сырья в бюджетном месяце изменяется по сравнению с прошлым, стоимость сырья рассчитывается как средняя взвешенная:

После определения средней цены сырья за период сырье на единицу продукции рассчитывается как сумма произведений норм и полученных цен.

(2,3 * 0,6 + 0,7 * 0,9 + 0,8 * 2,4) * 100 / 120 = 3,28 (руб./ед.).

Оплата труда на единицу рассчитывается:

(154 826 + 53 570) / 251 500 = 0,83 (руб./ед.).

Накладные затраты на единицу:

339 334 / 251 500 = 1,35 (руб./ед.).

Себестоимость реализованной продукции рассчитывается по методу FIFO, т.е. первым списываются запасы товара на начало месяца, а затем товар, закупаемый в бюджетном месяце.

36 000 + (250 000 – 6 000) * 5,45 = 1 366 496 (руб.).

Рассчитываем сумму себестоимости реализованной продукции:

1 366 496 + 3 053 805 = 4 420 301 (руб.).

Стоимость запасов на конец месяца рассчитывается умножением суммарных затрат на единицу продукции на планируемый остаток на конец месяца.

5,45 * 7 500 = 40 896 (руб.).

Изменение остатка определяется как разница между стоимостью запасов на начало и конец месяца.

36 000 – 40 896 = – 4 896 (руб.).

8. Бюджет административных затрат и затрат на реализацию

Для нашего примера этот бюджет включает в себя только план расходов по содержанию офиса. Перечень статей затрат, планируемых в данном бюджете, может быть значительно больше. Исходные данные для плана расходов по содержанию офиса приведены в таблице 1.16.

Таблица 1.16. Начисление и планируемая оплата затрат на содержание офиса

План затрат на содержание офиса приведен в таблице 1.17.

Таблица 1.17. План затрат на содержание офиса

Механизм расчета сумм кредиторской задолженности, предоплаты на конец месяца, суммы НДС, изменения кредиторской и предоплаты такой же, как и в бюджете закупок по поставщикам.

На следующем этапе данных всех рассмотренных выше бюджетов сводятся в результирующие бюджеты:

– бюджет платежей НДС;

– прогнозный отчет о прибыли;

– бюджет движения денежных средств прямым и косвенным методами;

– прогнозный баланс.

9. Бюджет НДС

В бюджете НДС сводятся все данные по НДС к оплате и возмещению из операционных бюджетов, и определяется сальдо по НДС. Формат данного бюджета для рассматриваемого примера приведен в таблице 1.18.

Таблица 1.18. Бюджет НДС

Статья «НДС к оплате» переносится из бюджета продаж по клиентам, сумма НДС к возмещению за транспортное обслуживание, сырье, производственные накладные расходы, содержание офиса переносится из соответствующих операционных бюджетов. НДС по приобретенным основным средствам отсутствует поскольку в бюджетном месяце не планируется приобретение необоротных активов. Разница между НДС к оплате и НДС к возмещению составляет сальдо по НДС. Если сальдо отрицательное, т.е. НДС к оплате меньше, чем НДС к возмещению, сумма попадает в баланс в качестве задолженности государства перед компанией по НДС. В обратном случае сальдо по НДС переходит в баланс в задолженность перед бюджетом по НДС.

Согласно действующему законодательству, сумма НДС к уплате выплачивается в месяце, следующем за отчетным. В бюджете планируется оплата задолженности перед государством по НДС на начало месяца. Если государство должно возместить НДС компании, получение денег не планируется, задолженность переходит на следующий месяц.

Расчет оплаты НДС приведен в таблице 1.19.

Таблица 1.19. Расчет оплаты и задолженности по НДС.

10. Составление прогнозного отчета о прибыли

В прогнозном отчете о прибыли сводятся данные по продажам и затратам компании для определения суммы налога на прибыль и планируемого значения чистой прибыли. Форма отчета приведена в таблице 1.20.

Таблица 1.20. Прогнозный отчет о прибыли

В данном отчете сводятся все итоговые суммы бюджета продаж, транспортных затрат, оплаты труда, производственных накладных, себестоимости проданных товаров и содержания офиса. Все суммы заносятся без НДС. Ставка налога на прибыль 18%.

11. Бюджет движения денежных средств прямым методом

Следующим результирующим бюджетом является бюджет движения денежных средств, рассчитанный прямым методом. В данный бюджет заносится планируемый приход и расход денежных средств, рассчитанный в основных операционных бюджетах. Форма бюджета приведена в таблице 1.21.

Ниже перечислено происхождение каждой статьи этого бюджета:

* денежные средства на начало месяца заносятся из начального баланса;

* поступление денег – из бюджета продаж по клиентам;

* оплата поставщикам за сырье – из бюджета закупок по поставщикам;

* оплата труда и начисления на заработную плату – из бюджета оплаты труда (оплата задолженности на начало месяца);

* оплата накладных расходов – из бюджета производственных накладных затрат;

* выплаты за транспортные услуги – из бюджета затрат на доставку до покупателей;

* содержание офиса – из бюджета затрат по содержанию офиса;

* уплата НДС – из бюджета НДС (оплата задолженности на начало месяца).

Таблица 1.21. Бюджет движения денежных средств (прямой метод)

Оплата налога на прибыль планируется по тому же принципу, что и оплата НДС – в бюджетном месяце погашается задолженность по налогу на прибыль прошлого месяца. Начисленный налог на прибыль в бюджетном месяце переходит в задолженность перед бюджетом на конец месяца. Денежные средства на конец месяца рассчитываются как сумма чистого денежного потока и денежных средств на начало месяца.

13. Прогнозный баланс на конец месяца

Форма данного отчета приведена в таблице 1.22.

Таблица 1.22. Прогнозный баланс

14. Составление бюджета движения денежных средств косвенным методом

На завершающем этапе построения системы месячных бюджетов необходимо составить бюджет движения денежных средств косвенным методом. Данный бюджет наглядно показывает, почему прибыль не равна чистому денежному потоку. Бюджет формируется по данным прогнозного баланса и отчета о прибыли: суммируется чистая прибыль и амортизация, полученное значение корректируется на изменение статей текущих активов и пассивов. Изменение статей баланса рассчитывается уже на этапе составления операционных бюджетов. Данный расчет производится с целью определения факторов, которые могут повлиять на уменьшение чистого денежного потока и вызвать дефицит денежных средств. Это помогает до получения результирующих бюджетов откорректировать планируемые исходные данные, если изменение статей активов и пассивов неблагоприятное.

Форма бюджета движения денежных средств, рассчитанного косвенным методом, приведена в таблице 1.23.

Таблица 1.23. Бюджет движения денежных средств (косвенный метод)

Амортизация добавляется к чистой прибыли, поскольку является не денежной статьей затрат, т.е. начисляется, но не выплачивается (деньги остаются в компании). Кроме этого, при формировании данного отчета используются два принципа:

* уменьшение статей текущих активов приводит к увеличению денежного потока;

* уменьшение статей текущих пассивов приводит к уменьшению денежного потока.

Необходимо отметить, что в рассматриваемом примере планируется только денежный поток от операционной деятельности, инвестиционные и финансовые операции в бюджетном месяце не планируются. Если компания в бюджетном месяце планирует покупку или продажу основных средств, получение или погашение кредита, выплату дивидендов и прочие операции, не связанные с основной деятельностью, в бюджете движения денежных средств необходимо добавить разделы, в которых планируются денежные потоки от инвестиционной и финансовой деятельности. Равенство денежных потоков, рассчитанных прямым и косвенным методами, также является параметром оценки корректности построения системы месячных бюджетов.

В рассматриваемом примере чистый денежный поток за бюджетный месяц положительный, предприятие не нуждается в кредитовании.

Заключение

Полученные результаты позволяют делать вывод об эффективности работы компании в будущем месяце. Такой бюджет может быть принят. Если планируемые результаты работы компании не устраивают руководство и собственников, существует возможность вернуться к исходным данным и определить, что именно нужно изменить для того, чтобы улучшить ситуацию (например, снизить уровень затрат или увеличить некоторые статьи затрат в расчете на увеличение продаж). Это позволяет найти решение проблемы до ее возникновения и, как следствие, приводит к повышению эффективности работы компании.

Рассмотренный пример является упрощенным, однако он достаточно наглядно показывает механизм формирования отдельных бюджетов и взаимосвязи между ними. Технология составления месячного бюджета для любой компании одинакова, отличаются только содержание самих бюджетных таблиц и некоторые связи между ними.

Для некоторых компаний возможно дополнение системы бюджетами, которые не рассматривались в примере, например, бюджетом затрат на доставку сырья до склада компании или бюджетом непроизводственных затрат. Технология составления этих бюджетов такая же, как и для операционных бюджетов, описанных выше, необходимо определить исходные данные, на основании которых формируются суммы затрат (или других показателей), и сформировать расчетную таблицу, в которой исходные данные пересчитываются в суммы начисленных и оплаченных затрат.

Не следует забывать о том, что месячный бюджет не может функционировать без годового бюджета. С одной стороны, планирование своей деятельности только на месяц вперед не может быть эффективным, так как не предусматривает план проведения длительных мероприятий, направленных на улучшение работы компании. С другой стороны, определяя и устраняя только проблемы будущего месяца, руководство компании не замечает свои стратегические ошибки, что может иметь негативные последствия. Поэтому в идеале компания должна иметь общую стратегию действий, стратегический план развития на несколько лет, детализацию этого плана в виде годового бюджета на ближайший год и детализацию годового бюджета в виде месячного бюджета на ближайший месяц.

бюджетирование затрата себестоимость прибыль

Литература

1. Савчук В.П. Управление прибылью и бюджетирование/ В.П. Савчук. – М. БИНОМ. Лаборатория знаний, 2005. – 432 с.

2. Хруцкий В.Е., Гамаюнов В.В. Внутрифирменное бюджетирование: Настольная книга по постановке финансового планирования. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 464 с.

3. В. Добровольский, Б. Коробанов и др. Бюджетирование: шаг за шагом. 2-е изд., дополн. – СПб.: Питер, 2010. – 480 с.

4. Плясунков А.В. Методическое пособие «Разработка месячного бюджета на предприятии». – Минск, 2013.