Первичные документы чаще всего составляются в момент совершения какого-либо факта хозяйственной жизни лицом, который является ответственным за документирование конкретной операции. А затем с соответствие с принятым в экономическом субъекте графиком документооборота поступают в бухгалтерскую службу. Работники бухгалтерии вносят полученные данные в применяемую программу учета с целью формирования регистров и отчетности.
Все данные, которые ведутся бухгалтерской службой общества должны точно показывать состояние имущества и обязательств хозяйствующего субъекта.
Именно с этой целью и проводится инвентаризация, в том числе и инвентаризация материально-производственных запасов..
Понятие и основные цели инвентаризации представлены на рисунке 1.
Рисунок 1. Понятие инвентаризации и ее основные цели
Инвентаризация представляет собой контрольную функцию учета, которая помогает выявить необоснованные случаи уменьшения капитала организации.
Организация должна иметь постоянно действующую комиссию по инвентаризации. Состав комиссии должен состоять из специалистов, которые должны в обязательно порядке присутствовать на проведении.
Если комиссия будет неполной, то данные результаты проверки можно посчитать недействительными. В состав комиссии могут входить: работники из бухгалтерии и другие специалисты организации.
Во время проведения инвентаризации должны присутствовать все материальные лица организации [13].
Инвентаризация в зависимости от того, кто является ее инициатором, может быть: обязательная; проводимая по инициативе руководства.
Обязательная — проводится не реже, чем единожды в календарный год в период близкий к концу года (после 1 октября). В остальных случаях инвентаризация проводится по инициативе руководства.
По видам инвентаризация также бывает:
— По объему – полная или частичная [10, c. 243].
Полная – проводится перед составлением годового отчета, аудиторской проверке. В нее включаются все материальные ценности, денежные средства, расчеты. В полную инвентаризацию включается и то, что числиться на забалансовых счетах. При частичной — в ходе инвентаризации охватывается только часть средств.
— По методу проведения – выборочная или сплошная. Инвентаризация каждого материально-ответственного лица проводится выборочной инвентаризацией. Сплошная – одновременно по всем подразделениям предприятия.
— По назначению – плановая, повторная, внеплановая, контрольная.
Руководителем предприятия утверждается график проведения плановых инвентаризаций, он не подлежит разглашению. Внеплановая проводится в ряде случаев, при необходимости. Повторная назначается если есть сомнения об итогах первичной инвентаризации [12].
Порядок проведения инвентаризации включает в себя несколько этапов:
— Издание приказа руководителя организации.
— Подготовительная работа.
На этом этапе осуществляется создание инвентаризационной комиссии, составляется календарный план проведения инвентаризации и распределяется вся предстоящая работа. Также проводится выверка всех записей и остатков по счетам бухгалтерского учета во всех регистрах как синтетического, так и аналитического учета.
Материально — ответственные лица обязательно должны подтвердить наличие документов на материальные ценности и передать их комиссии.
— Определение фактического наличия материально-производственных запасов.
После подготовительных работ осуществляется сам процесс инвентаризации. Проверка МПЗ ведется там, где они находятся. Это могу быть, например — склады. Инвентаризационная комиссия ведет подсчет, взвешивает, измеряет и т.д. все МПЗ. Во время проведения инвентаризации отпуск и поступление МПЗ ведется материально-ответственным лицом в присутствие комиссии.
— Сопоставление фактического наличия с данными учета.
Осуществление этих этапов проводиться обязательно в присутствие материально-ответственных лиц. Наличие материальных ценностей, выявленных и пересчитанных в процессе инвентаризации, отражается в инвентаризационных описях. Эти документы составляются по местам проведения инвентаризации и по каждому материально-ответственному лицу на каждый вид ценности.
На те ценности, которые не принадлежат организации на правах собственности, составляются отдельные описи.
Все данные, представленные в инвентаризационных описях, в обязательном порядке сверяются с остатками, отражённым в системе бухгалтерского учета организации.
В случае несоответствия данных инвентаризационных описей и данных бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, которую подписывает инвентаризационная комиссия и материально-ответственное лицо [13].
— Регулирование инвентаризации разниц.
— Отражение результатов инвентаризации в учете.
По результатам проведенной в организации инвентаризации составляется общий акт инвентаризации. К этому акту также должен быть сформирован протокол, где в обязательном порядке должен быть определён порядок для регулирования всех выявленных в ходе инвентаризации разниц.
Заключительным этапом является определение решений, принимаемых по результатам инвентаризации.
Т.е. сам процесс инвентаризации начинается с издания приказа об инвентаризации по форме ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации является обязательным. Он создается по Унифицированной форме приказа № ИНВ-22 утверждённой Госкомстатом России (Постановление от 18.08.1998 г. № 88). Несмотря на то, что в вышедшем законе 402-ФЗ [3] содержатся унифицированные формы и они не являются обязательными, для бухгалтеров вышеуказанная форма привычнее.
В приказе указывается: состав комиссии; причину и срок инвентаризации; что именно подлежит инвентаризации.
Инвентаризацию необходимо проводить не ранее 1 октября перед тем, как будет составляться годовая отчетность организации. Для контроля инвентаризаций должен вестись журнал по форме ИНВ -23 [8]. Сам порядок проведения инвентаризации регулируется Методическими указаниями от 13.06.1995 года № 49 [6].
Документальное оформление инвентаризации представлена на рисунке 2.
