Итак, рассмотрев нормативно-методическую базу по организации делопроизводства в Российской Федерации можно сделать вывод, что управленческая и организационная деятельность в организациях, учреждениях и предприятиях отражается в документировании, в связи с разнообразием документации с одной стороны и однотипности с другой, возникает необходимость в унификации и стандартизации документальной деятельности.
1.2 Понятие «инструкция по делопроизводству» ее значение.
Организации и учреждения всех форм собственности должны иметь инструкцию по делопроизводству.
В инструкции закрепляется технология создания, использования, обработки, а также архивного хранения документов. Помимо этого, инструкция по делопроизводству содержит правила, устанавливающие порядок работы лиц ответственных за делопроизводство и устанавливает порядок работы со служебными документами учреждения, правила их создания, хранения, подготовки к сдаче в архив, требования к их содержанию и оформлению. Как правило, это весьма внушительный локальный нормативный документ с большим количеством приложений отображающих все виды документов организации.
Инструкция по делопроизводству является локальным правовым актом, созданным с целью совершенствования документационного обеспечения и содержащий в себе весь процесс делопроизводства и порядок изготовления и утверждения распорядительной, организационной и информационно-справочной документации организации.
Инструкция по делопроизводству создается с целью усовершенствования и повышения качества документационного обеспечения организации и повышения эффективности делопроизводства в целом.
Инструкция по делопроизводству предназначена для руководства в работе делопроизводительных служб организаций или отдельных лиц ответственных за ведение делопроизводство. Инструкция содержит строгий свод правил в соответствии с которыми, необходимо изготавливать и оформлять всю документацию в организации, что послужит ее
Сфера деятельности инструкции по делопроизводству охватывает такие направления, как:
1) изготовление методической и нормативной базы организации (различные инструкции, правила, положение);
2) состав и организацию организационной культуры во взаимодействии делопроизводительных служб внутри организации;
3) определения точного состава, формы и технологии изготовления шаблонов и стандартов;
4) определение четкого порядка движение документа внутри организации;
5) усовершенствование системы делопроизводства, разработка методических рекомендаций и повышение квалификации сотрудников;
6) разработка автоматизированных технологий при изготовлении и прохождения документа.[17]
Разработкой инструкции по делопроизводству занимается лицо, ответственное за ведение делопроизводство в организации, в случае наличия в организации автоматизированной системы делопроизводства, инструкцию может разрабатывать служба автоматизации или юридический отдел.
Инструкция по делопроизводству утверждается приказом или постановлением организации. В правом верхнем углу инструкции проставляется гриф утверждения, с датой и номером утверждающего акта.
Подготовка и утверждение инструкции по делопроизводству проходит три основных этапа.
На первом, подготовительном этапе происходит определение сроков разработки, определяется лицо, ответственное за разработку, сроки и порядок работы.
На втором этапе создается проект инструкции по делопроизводству, который редактируется и корректируется в соответствии с законодательством и методическими рекомендациями.
На третьем этапе необходимо учесть рекомендации ответственных лиц, которые будут непосредственно осуществлять деятельность согласно инструкции по делопроизводству.
Всего существует три вида инструкций по делопроизводству:
– типовая инструкция, изготавливается различными министерствами и комитетами для организаций с однотипной структурой и сферой деятельности;
– примерная инструкция, разрабатывается организациям однотипным по структуре, но различным по составу и роду деятельности;
– индивидуальная инструкция по делопроизводству разрабатывается индивидуально для каждой организации, осуществляющей различные виды деятельности.[18, C.4]
Итак, рассмотрев основы делопроизводства и изучив его нормативно-правовую и методическую характеристику, а так же познакомившись с понятием «инструкция по делопроизводству» и ее основные характерные особенности, можно сделать вывод, что вся управленческая и организационная деятельность в организациях отражается в делопроизводстве, поэтому с целью приведения документов к единому стандарту их изготовление, оформления и принятие требует четкой стандартизации и унификации. В связи с этим делопроизводство регламентируется на федеральной уровне, существует множество правовых и методических актов субъектов Российской Федерации, различных ведомств и министерств и отделов.[18, C.12]
Рассмотрев понятие инструкции по делопроизводству можно заключить, что Инструкция является локальным правовым актом, созданным с целью совершенствования документационного обеспечения и содержащий в себе весь процесс делопроизводства и порядок изготовления и утверждения распорядительной, организационной и информационно-справочной документации организации.
Инструкция по делопроизводству создается с целью повышения качества документационного обеспечения организации и повышения эффективности делопроизводства в целом.
