Информационное обеспечение АРМ менеджера по персоналу

В современном обществе необходим системный подход к организации управления в организациях, так как работа с документами влияет на качество работы не только руководящего аппарата управления, но и на работу организации в целом, организацию труда всех сотрудников. Документационное обеспечение управления в организациях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, оперативного управления, кадрового и информационного обеспечения, финансирования деятельности организации [8]. От того насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Основными задачами делопроизводства являются оптимизация информационных потоков и обеспечение упрощения процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Документационное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) – это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся к архивному делу. К основным делопроизводственным функциям системы управления персоналом, как правило, относят: своевременную обработку поступающей кадровой документации; регистрацию, учет и текущее хранение документов по персоналу; разработку, согласование, печатание документов по кадровым вопросам; доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения; контроль за исполнением требований документов; размножение документов по кадровым вопросам.
2.1 Управление документами и информацией
СЭД «ДЕЛО» позволяет структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами.
Благодаря внедрению СЭД «ДЕЛО» становится возможным в рамках единого информационного пространства компании структурировать и упростить стандартные процессы совместной работы над документами, такие как подготовка и согласование проектов, создание новых версий документа, ознакомление с документами, рассмотрение и выдача поручений, контроль их исполнения.
Таким образом, СЭД «ДЕЛО» становится основным инструментом эффективного взаимодействия сотрудников различных подразделений, в том числе территориально распределенных. Web-доступ и мобильные приложения позволяют сотрудникам быть непривязанными к рабочему месту в офисе и решать любые вопросы удаленно [20].
Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа и конфиденциальность документов, хранящихся в СЭД. Система позволяет гибко настраивать доступ сотрудников ко всем зарегистрированным документам точно в соответствии с их должностными обязанностями и полномочиями (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа и т.д.). Помимо картотечного принципа доступа к регистрационным карточкам и документам, реализована возможность ограничить доступ к РК только фигурантами данной карточки (автор, исполнитель поручений, контролер поручений, адресат или получатель РК). Такой принцип доступа называется персонифицированным.
Возможность протоколирования всех действий пользователей в СЭД позволяет быстро восстановить историю работы с документом и его изменений. Это важно при проведении внутренних проверок и для восстановления хронологии событий. Система протоколирования также учитывает (в случае наличия у одного пользователя прав работы за другого) от своего ли имени были сделаны те или иные изменения или от имени обладателя права работы за пользователя.
2.2 Делопроизводство в организации
СЭД «ДЕЛО» поддерживает работу с документами на всех этапах жизненного цикла от регистрации до списания в дело.
На каждом этапе работы с документами предусмотрена возможность постепенного перехода от бумажных документов к электронному взаимодействию.
СЭД «ДЕЛО» реализована в полном соответствии с действующими ГОСТами и лучшими практиками управления документами, включая работу с электронными подлинниками документов.