Информационно-справочное обслуживание аппарата управления в условиях применения вычислительной

Порядок оформления, регистрации и обработки всех видов информационно-справочных документов устанавливает Инструкция по делопроизводству и документообороту — локальный нормативный акт организации. Этим регламентом определяют и то, какие виды входящей справочно-информационной документации не подлежат регистрации. К таким документам, например, могут быть отнесены рекламные предложения, поздравительные письма, бухгалтерские и финансовые документы.
После первичной обработки и регистрации остальные входящие информационно-справочные документы поступают на рассмотрение руководителя организации или тех его заместителей, которые курируют направления ее деятельности. Они расписывают поступившие документы исполнителям.
Внутренние и исходящие справочно-информационные документы регистрируются в обязательном порядке. Для их учета целесообразно использовать журналы, если учет ведется в бумажном виде. Это исключит утрату важных внутренних документов, на основании которых зачастую принимаются кадровые решения. В случае утери первичных информационных документов эти решения легко могут быть оспорены работником в судебном порядке.
Обязательные реквизиты информационно-справочных документов должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016. В соответствии сданным регламентом предприятию необходимо разработать формуляры и бланки форм для наиболее часто используемых в практике работы видов информационно-справочных документов. Как приложение к Инструкции по делопроизводству составьте альбом форм с примерами их заполнения. Это позволит избежать ошибок при составлении и гарантирует наличие всех реквизитов, которые являются обязательными для разных видов документации этого типа.
Таким образом, в данной главе были рассмотрены сущность, особенности, и назначение информационно-справочного обслуживания в контексте его использования в аппарате управления. Так, важно соблюдать последовательность поступления и обработки данной документации, также ее хранение должно отвечать указанным стандартам.