Доставка входящих исполнителям, порядок их приёма и передачи - курсовая работа готовая
Приём заказов:
Круглосуточно
Москва
ул. Никольская, д. 10.
Ежедневно 8:00–20:00
Звонок бесплатный

Доставка входящих исполнителям, порядок их приёма и передачи

Диплом777
Email: info@diplom777.ru
Phone: +7 (800) 707-84-52
Url:
Логотип сайта компании Диплом777
Никольская 10
Москва, RU 109012
Содержание

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки , так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.
Автоматизированная форма
Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.
Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры (См.Прил):
экспедиционная обработка;
регистрация;
рассмотрение руководством и выдача резолюции;
ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
контроль исполнения [7].
Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:
постановку документов, ход исполнения которых надлежит отслеживать, на контроль;
отслеживание хода исполнение и формирование отчетов для руководства;
снятие исполненных документов с контроля.
Обработка поступающей корреспонденции включает в себя:
проверку правильности доставки документов, целостности упаковки и вложений, комплектности документов (наличия всех приложений);
фиксацию факта поступления документов;
сортировку документов для последующей передачи по назначению.
Проверка правильности доставки корреспонденции проводится до вскрытия конвертов либо иной упаковки – необходимо прежде всего убедиться, что вся корреспонденция доставлена по правильному адресу. Если выявляется корреспонденция, предназначенная другому адресату, то она возвращается в почтовое отделение.
При обнаружении повреждений конверта (а возможно, и документов) составляется акт, в котором фиксируется факт поступления корреспонденции в поврежденном виде. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, а другой остается в службе делопроизводства организации.
После проверки правильности доставки конверты с корреспонденцией вскрываются, за исключением конвертов с грифом ограничения доступа («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» либо др.) либо отметку «лично». Конверты вскрываются с помощью ножниц или, при большом объеме переписки, с помощью специального устройства – конвертовскрывателя. Как правило, конверты уничтожаются, но и здесь есть свои исключения. Конверты не уничтожаются в следующих случаях:
при поступлении обращений граждан;
при отсутствии на конверте отметок («лично» либо отметок, обозначающих ограничение доступа к информации), либо если при вскрытии конверта обнаруживается, что документы имеют особый статус;
когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа;
когда только по конверту можно установить адрес отправителя при значительном повреждении конверта;
при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма [9].
В перечисленных случаях конверты скрепляются вместе с документами и далее по инстанциям передаются вместе, в комплекте.
Следующий шаг – проверка комплектности документов. При проверке содержимого конверта может обнаружиться:
отсутствие отдельных приложений к документу или, наоборот, сопроводительного письма к приложениям,
присутствие документов, предназначенных для другого адресата.
При отсутствии приложений на сопроводительном письме проставляется соответствующая запись, при отсутствии в конверте самого сопроводительного письма отметка делается на конверте (конверт в этом случае не уничтожается). И в том и в другом случае отправитель документов должен быть проинформирован (устно либо в форме письма) о некомплектности отправленных им документов. При обнаружении документов, предназначенных для другого адресата, эти документы пересылаются в соответствии с указанным в них адресом либо возвращаются отправителю также с уведомлением о том, что документы направлены не по адресу [11].
Телеграммы и телефонограммы, поступающие на обработку одновременно с письмами, обрабатываются в первую очередь.
На всех поступивших документах проставляется отметка о поступлении с помощью так называемого входящего штампа, в котором от руки указывается дата поступления документов. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 отметка о поступлении проставляется на сопроводительном письме либо первом листе документа на нижнем поле справа.
Если конверты в ходе первоначальной обработки не вскрывались, отметка о поступлении проставляется на самом конверте. Кроме даты поступления, в отметке может указываться время поступления в часах и минутах, если документ требует срочного рассмотрения.
Первоначальная обработка документов заканчивается их сортировкой. Документы распределяются на два массива: регистрируемые и нерегистрируемые.
Следует знать, что есть виды документов, не нуждающихся в регистрации:
ГОСты, ОСТы, ТУ.
Графики, наряды, заявки, разнарядки.
Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
Научные отчеты.
Нормы и нормативы расхода материалов.
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
Поздравительные телеграммы, письма.
Прейскуранты.
Пригласительные билеты.
Программы конференций, совещаний.
Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).
Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и отчетности).
Анонимные обращения и письма граждан без обратного адреса.
Статистические данные [2].
Перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.
Нерегистрируемые документы раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, в котором каждому подразделению организации соответствует своя ячейка. При отсутствии такого шкафа могут использоваться папки с названиями подразделений.
Дальнейшая работа ведется с массивом документов, подлежащих регистрации. Если в организации принята централизованная форма делопроизводства, при которой все документы регистрируются в службе делопроизводства, то экспедиционная обработка этого массива документов завершается их передачей на предварительное рассмотрение и регистрацию. Если в организации смешанная форма организации делопроизводства, при которой документы регистрируются в службе делопроизводства и в подразделениях, то экспедиционная обработка завершается сортировкой документов на две группы:
документы, поступающие на рассмотрение руководства (они передаются на предварительное рассмотрение и регистрацию в службу делопроизводства),
документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения на регистрацию и рассмотрение.
Документы, предназначенные для передачи в подразделения, раскладываются по ячейкам сортировочного шкафа, как и нерегистрируемые документы.

Данная работа не уникальна. Ее можно использовать, как базу для подготовки к вашему проекту.

Diplom777
Diplom777
Поделиться курсовой работой:
Поделиться в telegram
Поделиться в whatsapp
Поделиться в skype
Поделиться в vk
Поделиться в odnoklassniki
Поделиться в facebook
Поделиться в twitter
Похожие статьи
Раздаточный материал для дипломной работы образец

Когда студент выходит на защиту перед экзаменационной комиссией, ему требуется подготовить все необходимые материалы, которые могут повысить шансы на получение высокого балла. Один из таких

Читать полностью ➜
Задание на дипломную работу образец заполнения

Дипломная — это своеобразная заключительная работа, которая демонстрирует все приобретенные студентом знания во время обучения в определенном вузе. В зависимости от специализации к исследовательским работам

Читать полностью ➜